Требования к секретарю. Требования к секретарю ресепшн

Требования к секретарю

Навыки

Для того, чтобы определиться с тем, где учиться на секретаря и на какую позицию присылать свое резюме, я рекомендую вам ознакомиться с требованиями к секретарю, которые компании.

Для того, чтобы понять, каким видят образование и профессиональные навыки своего секретаря компании, лучше всего познакомиться с вакансиями, размещенными в кадровых агентствах и крупных онлайновых порталах вакансий, например, headhunter.ru или superjob.ru

Как мы уже говорили ранее, секретарь выполняет различные функции в зависимости от размера компании и тем, чем занимается фирма. Соответственно, и требования к секретарю будут отличаться.

Начнем с секретаря на ресепшн. Часто, хотя и не всегда, требованием к данной позиции является наличие высшего образования. Требование это может показаться несколько несправедливым, особенно учитывая то, что за рубежом для того, чтобы претендовать на позицию секретаря на ресепшн, университетский диплом чаще всего не нужен. И все же, если у вас нет высшего образования, я рекомендую прямо сейчас задуматься о том, чтобы поступить в институт. Дело в том, что начиная с позиции ассистента отдела и далее высшее образование будет уже являться базовым требованием, а значит, если его у вас не будет, то вам сложно будет развиваться профессионально, конкурируя с обладателями дипломов университета. Но если вы хотите начать свою карьеру с должности секретаря на ресепшн, и диплома о высшем образовании у вас пока нет ( при условии соответствия всем остальным требованиям к секретарю), я рекомендую вам духом не падать и посылать резюме все равно.

В серьезных компаниях часто требуется опыт работы от полугода. Еще одним требованием к секретарю на ресепшн является умение пользоваться мини-АТС и знание телефонного этикета. Если компания иностранная, или у компании имеются зарубежные поставщики или партнеры, свободное знание иностранного языка будет, скорее всего, обязательным требованием к секретарю на ресепшн. Чаще требуется знание английского языка, но также бывают компании, где пригодится знание немецкого и других иностранных языков.

Если в обязанности секретаря будет входить написание писем, то потребуется знание слепого десятипальцевого метода машинописи. Важно также иметь навыки работы с оргтехникой: знание компьютера на уровне пользователя (знание MS Word, электронной почты, умение что-то найти в интернете по поручению руководителя), умение пользоваться факсом, копировальным аппаратом, сканером, принтером.

Еще один пункт – приятная внешность и приятные манеры секретаря. Часто в объявлениях о вакансии можно встретить подобную формулировку. Что имеется в виду? Хотите вы того или нет, но секретарь на ресепшн – первый человек, которого видит в компании клиент. И именно секретарь может составить приятное (или совсем неприятное) впечатлении о компании. Чаще всего руководитель может простить секретарю на ресепшн незнание слепого десятипальцевого метода печати, но вот приятными манерами поступиться сможет вряд ли. Кому хочется, чтобы от него убегали клиенты? Теперь о приятной внешности. Давайте договоримся сразу: это не совсем не обязательно должна быть модельная внешность. Поэтому под приятной внешностью часто имеется в виду знание делового дресс-кода и умение следить за собой, то есть ухоженность. Об этом мы поговори очень подробно позднее.

Для более старших позиций предъявляются более высокие требования к секретарю. Опыт как правило, требуется от 1-2 лет. Высшее образование, навыки работы с оргтехникой, знание слепого десятипальцевого метода машинописи, знание делового этикета как правило, являются базовыми требованиями. Если компания российская, знание иностранного языка может и не потребоваться. Для работы в иностранной компании, отделах закупок, сбыта и других отделах, имеющих иностранных партнеров, знание иностранного языка часто является обязательным.

Если помимо обязанностей секретаря предполагаются выполнение функций младшего сотрудника, то как правило, требуется хорошее знание компьютера: недостаточно знать MS Word на уровне «могу написать письмо», часто требуется расширенное знание программы. Также требуется знание MS Excel для составления и редактирование отчетов, а также программы Power Point для подготовки презентаций.

К помощнику руководителя предъявляется еще более высокие требования. Помимо всех вышеперечисленных требований требуется более длительный административный опыт (в среднем, от 3-х лет), желателен опыт работы личным помощником. Знание языка как правило обязательно, так как личный помощник часто выполняет также и функции устного переводчика, ездит с руководителем на переговоры с иностранными партнерами и переводит ему содержание переговоров. Иногда встречаются вакансии, где требуется знание двух иностранных языков.

Помощник руководителя ведет также календарь руководителя. Для этого потребуется знание программы, в которой ведется календарь (это может быть MS Outlook, Lotus Notes, Excel и другие). Может потребоваться знание делопроизводства. Это будет зависеть от распределения обязанностей в компании и ее численности. Знание Excel является важным, т.к. помощник руководителя часто обновляет в этой программе какие-либо важные данные, составляет отчеты (к примеру, авансовые отчеты о командировках руководителя). Помощник руководителя также должен хорошо знать специфику заказа билетов и оформления виз. Руководители ездят в командировки очень часто. В некоторых компаниях заказ билетов сводится к тому, чтобы сделать заказ в обслуживающей фирме, а в некоторых компаниях помощник руководителя делает все самостоятельно, включая подачу документов в посольство. Если руководитель — иностранец, то не исключено взаимодействие с миграционной службой, сбор и подачу документов на получение разрешения на работу.

К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

6 комментариев

какие школьные предметы нужны для профессии секретарь?

работаю секретарем с декабря 2011г. Образование средне-специальное (дизайнер), курсы бух.учета(год)…Почему выбрали меня? Не знаю. До меня приходили девушки с высшим образованием. Знания компьютера, оргтехники, делового этикета, делопроизводства тянули на 3+.
В первую очередь, как мне кажется, при устройстве на работу смотрят на внешний вид. Не скажу, что в тот момент я выглядела как подобает секретарю.
Отношение к этой профессии у всех разное, но у большинства моих знакомых оно вызывает улыбку. Поэтому и отнеслась к своим обязанностям сначала несерьезно.
На самом деле это очень серьезная, одна из главных на предприятии профессия.
Спасибо за Вашу статью. Она мне очень помогла.
Теперь я с гордостью могу сказать, что я СЕКРЕТАРЬ!

Здравствуйте! Я сейчас учусь в 9 классе, и думаю над тем, чтоб пойти учиться после 9-го класса на секретаря, родные «за», а учителя в школе говорят, что это вообще не профессия, и что «ну до 25 лет ты проработаешь, а потом что?!», я считаю, что это абсурд полнейший! Я считаю, что это очень достойная и важная профессия, так вот именно учителя меня поставили, в некоторое положение, так сказать неловкости, что ли… Разъясните мне пожалуйста, стоит ли мне действительно, идти после 9-го класса, в колледж, или все же, поискать какую-то другую профессию?
Надеюсь на Вашу помощь.

Огромнейшее спасибо за ответ, после прочитанного, я стала задумываться, по поводу того, действительно, не остаться ли учится до 11 класса? Просто дело в том, что я бы не упустила возможности, избежать ЕГЭ, который придется сдавать, если я останусь учиться в школе. Но в таком случае, меня терзает вопрос:» какой колледж или лицей, или что то подобное выбрать?» Меня «кидает» по профессиям, и поэтому я не могу определиться. Не знаю, что делать. Тем более, теперь мне нужно или действительно оставаться до 11 класса, или идти в какой- то колледж, лицей или что- то подобное, где не требуются к сдаче какие- то определенные экзамены в школе, потому что мы уже подписались под выбранными предметами. Поэтому это тоже ставит меня в не слишком хорошее положение.
Скажите мне пожалуйста, что-то на это.(

Здравствуйте!
У вас замечательный сайт.Огромнейшее вам спасибо за такое большое количество полезной информации.
У меня к вам есть пару вопросов,на которые хотелось бы получить ответ.

Дело в том,что я очень хочу пойти работать секретарём на ресепш.Именно к этой професии душа лежит уже год.Учусь я в9 классе и после его окончания планирую поступать.Подскажите пожалуйста,обязательно ли на профессию «Секретарь на ресепшн» нужно высшее образование?Куда именно нужно поступать и какие предметы учить?
Есть какие-нибудь заведения в которых учат именно этой професии?Я вот читла что нужно обязательно высшее образование.Так можно отучится на любую професию,главное чтобы было высшее?Или всё же поступать нужно в специальные заведения?

Думаю пойти работать секретарем на ресепшн. Мне 26. Образование неполное высшее, уже не учусь. Вы писали, что возрастная планка до 28 лет. А дальше что — меня уволят? Возможен ли карьерный рост? Какие есть варианты развития, имея опыт работы секретарем на ресепшн? Просто секретарь? Или здесь тоже возрастные ограничения?

Формула карьеры для секретаря ресепшн

Многие выпускники при поиске работы сталкиваются с проблемой, которая проще всего описывается метафорой замкнутого круга: без опыта на работу не берут, а получить, опыт, не работая, невозможно.

Выход из затруднительного положения есть: молодых специалистов спасают так называемые стартовые должности — позиции, на которые работодатели традиционно принимают студентов старших курсов и выпускников без опыта работы с тем, чтобы лучшим из них предложить дальнейший рост в компании.

Секретарь ресепшн

Одна из стартовых позиций. Набор базовых требований, предъявляемых к соискателям, не обширен:
• неоконченное или оконченное высшее образование (специальность не принципиальна)
• владение английским языком (уровень требований к языку зависит от специфики деятельности компании)
• уверенное владение MS Office
• внимательность, ответственность, аккуратность, исполнительность.

Зарплата: уровень дохода на таких должностях варьируется от 23 до 30 тыс. руб. (до вычета налогов, Москва) в зависимости от степени владения иностранным языком, а также наличия предыдущего опыта работы, например, во время стажировок.

Как может развиваться карьера, если есть желание начать свой путь с работы на ресепшн крупной компании.

Ассистент отдела

Многие сотрудники ресепшн со временем получают возможность сместиться на позиции ассистентов в профильные отделы компании, если они имеют соответствующее образование, проявляют готовность, а также хорошо зарекомендовали себя, работая на ресепшн. Таким образом, вчерашний студент получает возможность работать по специальности в компании, с бизнесом и культурой которой он уже знаком.

Требования:
• неоконченное/оконченное высшее образование
• знание иностранного языка (требования к уровню зависят от компании)
• владение MS Office
• внимательность, ответственность, активность.

Обязанности:
• административная поддержка отдела
• приём и распределение входящих звонков
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции
• деловая переписка
• осуществление координации работы отдела с другими подразделениями компании
• отслеживание и сопровождение внутренней документации
• работа с финансовыми документами (подготовка счетов к оплате, контроль за правильностью оформления сотрудниками всех финансовых документов).

Зарплата: руб. (зависит от уровня владения иностранным языком).

Персональный ассистент руководителя

Для успешной работы на этой позиции знакомство с компанией, стандартами её работы и руководителями крайне важно, поэтому внутренний перевод на позицию персонального ассистента к одному из руководителей — распространённое явление.

Требования:
• оконченное высшее образование (возможно, студенты последних курсов)
• знание иностранного языка не ниже уверенного upper-intermediate
• опыт работы в административной сфере от двух лет
• грамотная речь
• отличные коммуникативные навыки
• умение работать с большим объёмом информации, способность к самоорганизации.

Обязанности:
• полная административная поддержка руководителя
• планирование рабочего дня руководителя
• организация встреч
• встреча посетителей
• приём телефонных звонков
• приём, регистрация корреспонденции
• ведение деловой переписки
• координация документооборота
• помощь в организации деловых поездок (заказ такси и билетов, бронирование гостиниц)
• визовая поддержка.

Зарплата: руб. (в зависимости от уровня знания иностранного языка и набора обязанностей).

Кроме горизонтального развития специалист, начавший свой карьерный путь на ресепшн, может рассмотреть вертикальный рост.

Офис-менеджер

Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

Требования:
• высшее образование
• опыт административной работы от 1,5 лет
• владение иностранным языком от intermediate
• отличные коммуникативные навыки
• аккуратность, ответственность, инициативность.

Читайте так же:  Судебная практика 167 ук рф. Судебная практика 167 ук рф

Обязанности:
• организация и контроль работы хозяйственных служб, секретариата
• взаимодействие с арендодателями и провайдерами (канцелярские товары, вода, клининг)
• организация работы офисного автотранспорта и курьерской службы.

Зарплата: руб. (в зависимости от размера компании и функционала).

Административный менеджер

Позиция административного менеджера/директора, управляющего всеми подразделениями компании, на которых лежат административно-хозяйственные функции, существует в основном в крупных компаниях.

Требования:
• высшее образование (желательно экономическое)
• опыт работы в качестве офис-менеджера или административного менеджера от двух лет
• свободное владение иностранным языком
• опыт организации работы с провайдерами
• опыт привлечения арендодателей, организации переезда.

Обязанности:
• организация деятельности всех административно-хозяйственных служб компании, управление персоналом
• управление недвижимостью
• составление бюджета и планирование затрат
• организация тендеров по выбору поставщиков
• контроль проведения ремонтных работ в офисе.

Зарплата: от 70 тыс. руб.

Требования к секретарю ресепшн

Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь — это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать «лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

История профессии

Конечно, трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать, что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в истории человечества государственные и политические деятели.

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в России появились первые приказы — центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно формировался слой профессиональных чиновников — знатоков своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа — «черное письмо» составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». Как видите, Петр, решив бороться с волокитой, прежде всего предъявил высокие и строгие требования к секретарям. И это было не случайно. В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции — в 1900-1907 годах.

Начало XX века было ознаменовано для секретарей введением многих новшеств, связанных с научно- техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки — перьевые ручки.

Начиная с 1884 года в России издавалось восемь (!) специализированных журналов, а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К сожалению, программы обучения того времени не сохранились, но из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права — при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

А вот секретарей советского времени чаще всего почему-то принято представлять почти в карикатурном виде: «барышня-товарищ» в гимнастерке и с папироской в зубах или глупенькая красивая «кукла», или… На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции, были подчас своеобразными консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.

Однако расцвет профессии был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. Так, к сожалению, престиж профессии секретаря был надолго утрачен.

Возрождение ее началось в 70-е годы. Профессия как будто рождалась заново, она требовала многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так давно уровень подготовки секретарей, например в Москве, по стандартам Международной ассоциации профессиональных секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те, кто любят свою профессию и стремятся к совершенству, согласятся — лучшие страницы истории профессии секретаря еще будут написаны.

Как получить профессию?

Многие работают без высшего образования. В небольших компаниях требования к этой должности не так высоки, что делает работу секретаря излюбленным способом подработки для студентов. Однако для работы в серьезной компании специальное образование необходимо.

Обучиться азам профессии можно на многочисленных курсах. Курсы секретарей включают изучение делопроизводства, курсы машинописи, стенографии и скорочтения, этику делового общения и психологию. К тому же на курсах обучат таким необходимым вещам как умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, навыки работы в 1С.

В высших учебных заведениях можно получить специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления». Однако многие работодатели считают такое образование недостаточным и хотят видеть на должности секретаря человека с высшим филологическим или лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием. В финансовых компаниях на должность секретаря охотнее берут дипломированных экономистов.

Требования к кандидатам

Образование
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует знать компьютер на уровне пользователя и основы делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного языка.

Личные качества
Специфика работы секретаря — многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря просто незаменимы. У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему.

Важным умением для секретаря является способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.

Обязанности

Профессиональные обязанности:

  • прием посетителей;
  • ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации);
  • обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня);
  • прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
  • организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех остальных сотрудников);
  • заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами.
  • Категории профессии

    Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

    Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос — мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна.

    Технический секретарь начинается со 145 знаков в минуту русской и латинской раскладки слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой — ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

    Секретарь на ресепшн — это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы- автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн — это тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях на ресепшиониста могут быть возложены еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

    Секретарь-референт и референт — это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.

    Зарплата

    Средний заработок секретаря составляет 65 000 тенге. Для многих эта должность становится первой ступенью построения карьеры. Претенденты с минимальным стажем работы от полугода, владеющие ПК на уровне пользователя, знающие основы делопроизводства, могут претендовать на зарплату от 50 000 тенге или 300 у. е. Если ваш опыт работы составляет от одного года, вы владеете как русским, так и казахским языком не только на разговорном уровне, но и на уровне деловой переписки, то ваш зарплатный уровень составит 60 000 — 65 000 тенге. Ну а если ко всем перечисленным требованиям вы еще и владеете английским языком на хорошем уровне, у вас высшее образование, вы знаете основы Трудового законодательства, имеете опыт работы в кадровой службе, хотя бы на начальных позициях, а опыт работы секретарем у вас от 2-3 лет, то вы можете претендовать на зарплату до 70 000 тенге, а при таких же требованиях, но работая в крупной иностранной компании, — до 90 000 тенге.

    Мифы профессии

    Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.
    Чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемый эмоциональный интеллект. Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать знатоками душ человеческих или мудрецами в науке жизни. Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высшем образовании, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды дипломированные люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях, весьма тактичен и ответственнен. Согласитесь, при всем желании такого человека неумным назвать нельзя.

    Читайте так же:  Составить по 2 предложения со словами: зачем-то, отчего-то, поэтому, а потом раздельно. Помогите девочкам разрешить спор поспорили наташа с катей

    Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.
    Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятым канонам) не важна. Для занятия вакансии достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то, и другое, поэтому он — образец элегантности, деловое лицо компании и действительно в некоторой степени служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, его поведение, умение грамотно изъяснятся, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую,но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

    Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.
    Начнем с того, что секретарь — это, прежде всего, эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько его нагружают функциями офис-менеджера, кадровика и т. д), на него возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первым под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающий на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения держать удар зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально по своему положению находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

    Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется заводить дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

    Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

    Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от него не зависит.
    Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно он является последней (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т. д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т. д.

    Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.
    Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что он уже давно перерос свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит повышенного секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

    Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.
    Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании, и для того, чтобы произвести впечатление на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность представителей именно сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

    Плюсы и минусы профессии

    Плюсы профессии:

  • широкий круг знакомств;
  • полная и достоверная информация о делах фирмы;
  • приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей;
  • опыт организаторской деятельности;
  • работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки;
  • можно совмещать с учебой;
  • лицо компании.
  • Минусы профессии:

    • ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
    • не всегда есть возможность реализоваться;
    • если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы;
    • работодатель может отрицательно отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем месте;
    • всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.
    • Противопоказания

      Работа секретаря-референта не рекомендуется людям с заболеваниями:

    • нервно-психическими;
    • сердечно-сосудистыми;
    • опорно-двигательного аппарата;
    • хроническими инфекционными;
    • верхних дыхательных путей;
    • зрительного и слухового анализаторов;
    • голосового аппарата.

    Перспективы

    В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь- референт может стать личным помощником руководителя. Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

    Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

    В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь как никто другой отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

    А вот это интересно!

    В прошлом представителями секретарской профессии были исключительно мужчины. К примеру, ни в одном из документов XIX — начала XX веков вы не встретите женской фамилии. А в числе секретарей архивные материалы называют довольно известных людей того времени, и все они — мужского пола…

    Михаил Сперанский
    Один из самых умных и справедливых политиков, русский реформатор Михаил Михайлович Сперанский родился в 1772 году. Будучи сыном сельского священника, первоначальное воспитание он получил в Суздальской духовной семинарии. Потом учился в Петербургской главной семинарии, преобразованной при Павле I в духовную академию. Отлично окончив курс, он остался преподавать. Рекомендованный в домашние секретари князю Куракину, Сперанский при его протекции поступил в канцелярию генерал-прокурора, которым был назначен этот вельможа, и преобразился в титулярного советника. Тогда же он принес в русскую канцелярию XVIII века выправленный ум, способность много работать, отличное умение говорить и писать. Следующим этапом его секретарской карьеры была должность статс-секретаря при императоре Александре I, который по достоинству оценил этого широко эрудированного и необыкновенно трудолюбивого человека. Именно в тот период Сперанский создал свой знаменитый план государственных преобразований, в котором рекомендовал придать государственному строю формы конституционной монархии. Однако эту идею дворянство восприняло с недовольством, и реформатор был отправлен в ссылку, в которой пробыл более 6 лет, а после вернулся на государственную службу.

    Гаврила Державин
    Известный политический и литературный деятель Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил личным секретарем Екатерины II. Несмотря на то, что в силу вспыльчивости характера работа чиновника давалась ему с трудом, он, тем не менее, отличался особенным рвением, принося императрице целые кипы бумаг и требуя ее внимания к запутанным делам. Державин пользовался глубоким уважением современников еще и потому, что умел быть таким «чиновником», который мог себе позволить «в душевной простоте беседовать о Боге и истину царям с улыбкой говорить».

    Михаил Глинка
    Из представителей мира музыки должность секретаря в свое время занимал Михаил Иванович Глинка — великий русский композитор. Он родился 1 июня 1804 г. в селе Новоспасском, что в 100 верстах от Смоленска, в семье помещика. Уже к 12 годам определилось призвание будущего композитора, и в 1817 году его отправили в Петербург, где определили в Благородный пансион при Педагогическом институте. Музыкой мальчик занимался у лучших столичных педагогов. Однако профессия музыканта, исключительно интересовавшая молодого человека, в начале XIX века считалась немыслимой в дворянском кругу. Поэтому, уступив желанию отца, Михаил Глинка 4 года прослужил секретарем канцелярии Совета путей сообщения. Впрочем, рабочие обязанности не мешали преданному искусству молодому человеку заниматься творчеством. Результатом этого периода стали более 20 романсов и несколько квартетов.

    Михаил Газенкампф
    В ряду известных людей, прославивших Военную академию Генерального штаба, имя Михаила Александровича Газенкампфа обычно не упоминается. Да и в самой академии о нем известно немногим. Между тем деятельность этого человека заслуживает того, чтобы о нем знал более широкий круг людей, ибо его по праву можно считать первым пресс-секретарем в русской армии. В русско-турецкой кампании 1877-78 годов Газенкампф вел журнал боевых действий, составлял донесения царю и заведовал делами печати в армии. О том, как проходила военная кампания, как повседневно трудились военные корреспонденты, можно судить по их воспоминаниям. В частности, корреспондента «Правительственного вестника» (печатный орган МВД) поручика лейб-гвардии уланского полка Всеволода Крестовского, а также Григория Градовского, Николая Максимова и др. Что же касается тонкостей взаимоотношений военного командования с журналистами, то наиболее полно они отражены в книге Михаила Газенкампфа «Мой дневник».

    Александр Поскребышев
    Родившийся в 1891 году в семье сапожника, Александр Николаевич Поскребышев с 1922 года работал в аппарате ЦК — заведующим Управлением делами ЦК РКП(б), помощником И. В. Сталина, заместителем заведующего, заведующим секретным отделом, особым сектором ЦК ВКП(б) и канцелярией генерального секретаря ЦК ВКП(б). В 40 лет он стал личным секретарем и доверенным лицом товарища Сталина. Выполнял его личные задания, готовил документы, к каждому из которых прикладывал листок с предложением конкретного решения, и в большинстве случаев Сталин соглашался с его рекомендациями. Роль Поскребышева в коридорах власти была гораздо важнее официального статуса в силу особенного расположения к нему вождя. Он отличался поразительной работоспособностью. Старшая дочь Поскребышева Галина Александровна Егорова вспоминала: «В любое время, когда бы Сталин ни вызывал Поскребышева, лысоватая голова его помощника всегда была наклонена над ворохом бумаг. Это был человек с компьютерной памятью. У него можно было получить справку по любому вопросу». В 1953 году Александр Николаевич Поскребышев был удален от активной политической жизни и уволен на пенсию. В своей речи на XX съезде КПСС Н. С. Хрущев назвал его «верным оруженосцем Сталина». Да так, в общем-то, оно и было.

    Читайте так же:  Льготы для ветеранов труда в 2020 году. Льготы федеральным ветеранам в 2020 году

    Чингиз Айтматов
    Чингиз Торекулович Айтматов в свое время тоже работал секретарем. Закончив 6 классов, мальчик стал секретарем аулсовета, решая сложные и жизненно важные вопросы киргизского села, поскольку это было время Великой Отечественной войны, когда все взрослые мужчины воевали на фронтах. Позже, уже будучи известным писателем, Чингиз Айтматов вновь приобщился к секретарской профессии, только уже в несколько ином статусе. Он довольно долго работал секретарем Союза кинематографистов, а также секретарем Союза писателей — сначала Киргизии, а потом и СССР.

    Основные требования к ресепшн | ресепшн на заказ

    Акции

    Одной из важнейших частей офисного пространства является зона ресепшн. От неё во многом зависит благополучие фирмы. Ведь здесь встречают посетителей, в том числе потенциальных деловых партнёров, а их мнение об имидже компании и об её руководстве складывается в результате первого впечатления, которое они получили в приёмной зоне.

    Самым важным элементом этой части офисного пространства является стойка ресепшн. Она выполняет две основные задачи: служит рабочим местом для секретаря и в то же время влияет на имидж фирмы. Ведь именно эту мебель первым делом видит посетитель компании, когда заходит в офис. Если она будет немодной и дешёвой, то же самое подумают о компании, которая обставлена ею.

    Гостей фирмы в зоне ресепшн встречает секретарь. Он уточняет у них цель визита, затем провожает в переговорную комнату или подсказывает, как найти нужный кабинет.

    Конечно же, в секретарские обязанности нередко входят и другие обязанности. Секретарь отвечает на входящие звонки, осуществляет учёт корреспонденции, и выполняет множество иных дел. Поэтому мебель в зоне ресепшн должна соответствовать особым требованиям. Нужно, чтобы она была стильной и в то же время удобной для работы секретаря.

    Готовые стойки ресепшн

    Задача стойки ресепшн — помочь в организации работы персонала, встречающего клиентов и партнеров. Такой предмет меблировки обычно не требует больших вложений и огромного пространства. Располагается чаще всего по центру приемной и по дизайну соответствует обстановке зоны ожидания, дополненной креслами, стульями или диваном.

    Как правильно подобрать мебель на ресепшн

    Офисная мебель для персонала на ресепшен подразделяется на несколько видов в зависимости от формы:

  • прямолинейные стойки предназначены для больших помещений, могут стыковаться с другими предметами интерьера;
  • угловые — мобильны, присоединятся к прямым или стоят отдельно, оптимальны для небольших офисов;
  • П-образные — сочетают в себе прямой стол, по торцам дополненный угловыми частями, удобно ограждающими рабочую зону персонала;
  • замкнутые — готовая стойка ресепшен может быть круглой, прямоугольной или квадратной формы, конструкция подходит для торговых центров;
  • дугообразные — считаются одними из наиболее удобных и практичных, обычно примыкают к стене, поэтому сотрудник оказывается лицом к клиенту, подошедшему с любой из ограниченных столешницей сторон.
  • Чтобы купить эргономичный стол в зону ресепшн для комфортной работы администратора, важно обратить внимание:

    • на высоту 110–130 см — такой диапазон удобен персоналу и посетителям;
    • посещаемость — чем больше людей, тем длиннее понадобится стол;
    • наличие полок и ящиков для документации — эти элементы расширяют функционал мебели.

    Для экономии средств рекомендуем купить стойку ресепшен, выполненную из бюджетных материалов (МДФ, ЛДСП), приобретение обойдется особенно недорого в интернет-магазине — на онлайн-заказы распространяются самые выгодные условия.

    Предлагаются сопутствующие услуги: курьерская служба доставляет мебель, бригада мастеров может собрать ресепшн для офиса прямо на месте (цена сервиса зависит от особенностей заказа).

    Найти секретаря / офис-менеджера

    МКЦ Фаворит — рекрутинговое агентство, которое
    специализируется на точечном подборе кадров по запросу
    компании-работодателя. Мы ведем прямой поиск кандидатов на
    вакансию Секретарь с учетом всех ваших требований к
    профессиональным компетенциям и личным качествам
    соискателей. Доверьтесь профессионалам в подборе преданных
    и компетентных сотрудников!

    Мы подберем секретаря любой специализации

    • Личный помощник руководителя
    • Офис-менеджер компании
    • Делопроизводитель
    • Секретарь-референт
    • Секретарь на ресепшн
    • Секретарь-переводчик
    • Преимущества подбора секретаря в кадровом агентстве ФАВОРИТ

      26 лет в сфере рекрутинга – качество и сервис, проверенные временем!

      Более 2 000 000 резюме в нашей собственной базе данных, которая пополняется ежедневно

      Уникальная система тестирования соискателей с применением психоло- гических и нумероло- гических технологий

      Отбор кандидатов ведут эксперты специализи- рованного департамента МКЦ ФАВОРИТ

      Поиск во всей России и за ее пределами

      Четкое выполнение обязательств по договору

      Гарантия на подбор специалиста – если сотрудник вам не подойдет, мы бесплатно найдем замену

      Гибкие условия сотрудничества

      Секретарь на ресепшен: как оформить?

      В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности. Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию?

      Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается. В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2] тоже нет этой должности. Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3]. Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

      Однако рынок труда продолжает видоизменяться, адаптируясь к новым условиям. В последнее время не так часто можно встретить четкое разделение секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в наименованиях секретарей разных уровней. Появились новые должности: оператор ЭВМ, секретарь на телефоне, секретарь офиса, администратор, административный помощник и др.

      Секретарь на ресершен (секретарь-ресепшионист) в наше время требуется все чаще: в представительства иностранных компаний, офисы совместных организаций, крупные российские компании – всюду, где поступает много телефонных звонков и приходит много посетителей.

      Полагаю, что особых затруднений в оформлении работника на должность секретаря на ресепшен возникать не должно, прежде всего потому, что все перечисленные документы – Квалификационный справочник и классификаторы – носят рекомендательный, а не обязательный характер. Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает работодателей формулировать все наименования должностей в точном соответствии с ними. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности в трудовом договоре должно точно соответствовать штатному расписанию, а не справочникам.

      из Трудового кодекса Российской Федерации

      Статья 57. Содержание трудового договора

      В трудовом договоре указываются:

      трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации… […]

      Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре. Такой подход имеет лишь одно исключение: если по какой-либо должности (например, начальник литейного цеха) или профессии (например, электрогазосварщик, водитель) законодательством предусмотрены льготы (например, дополнительные отпуска, молоко за вредность) или ограничения (например, по продолжительности рабочего дня или запрет, в частности, для водителей работать по совместительству), то в таком, и только в таком случае наименование должности или профессии в штатном расписании должно в точности соответствовать квалификационным справочникам.

      Для секретарей, на каком бы участке они не работали, никаких льгот, гарантий или ограничений законодательство не предусматривает. Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях).

      Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста». Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки. При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др. Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.).

      Попробуем пойти именно в этом направлении.

      Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие». Таким образом, «секретарь на ресепшен» – это «секретарь на приеме, получении», причем имеется в виду прием и телефонных звонков, и документов, и посетителей компании. Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера. Тем не менее, учитывая, что эта должность, без сомнения, относится к секретарским и в некоторой степени – к административным, в ее названии должны присутствовать либо «секретарь», либо «администратор». И если вы хотите оставить в названии должности термин «ресепшен», то лучше его русифицировать и написать, например, «секретарь-ресепшионист». Тем более что и слово «секретарь» на самом деле не русское[5], просто за несколько веков мы к нему больше привыкли.

      На практике существует еще несколько наименований. Вы можете выбрать из них то, которое максимально отражает положение работника в организации и его обязанности, например:

      ? секретарь офиса или секретарь приемной;

      ? администратор или администратор офиса;

      Можно ограничиться и одним словом «секретарь». Да и не столь принципиально название должности, важно другое – какие функциональные обязанности записаны в его должностной инструкции.

      Чем же занимается секретарь? В зависимости от размера организации и специфики ее работы в его обязанности может входить:

      ? прием звонков на русском и/или иностранном языке, переадресация входящих звонков (часто с использованием мини-АТС); прием, передача и регистрация телефонограмм;

      ? прием и отправка факсимильных сообщений;

      ? делопроизводство в том или ином объеме:

      регистрация входящей корреспонденции, передача ее по назначению;

      регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

      компьютерный набор и распечатка небольших по объему документов (писем, телеграмм и др.);

      ? прием и передача писем по электронной почте;

      ? поиск необходимой для работы офиса информации в интернет, печатных изданиях, по телефону;

      ? организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписных изданий в офис;

      ? хозяйственное обеспечение офиса:

      закупка канцелярских принадлежностей;

      обеспечение офиса расходными материалами;

      ? координация работы офисных водителей и курьеров;

      ? заказ авиа- и железнодорожных билетов;

      ? работа с почтовыми и курьерскими службами;

      ? организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации;

      ? встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания;

      ? взаимодействие с арендодателем;

      ? выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.

      В зависимости от сферы деятельности организации, ее размера и структуры, сложившейся в организации корпоративной культуры и стиля управления перечень функциональных обязанностей может быть различным, и для их успешного выполнения требуются соответствующий уровень профессиональных знаний, определенные навыки и умения, а также деловые и личные качества.

      Образование. Спрос на секретарей, образование которых ограничивается средней школой и секретарскими курсами, из года в год снижается. В зависимости от характера и объема поручаемой работы на эту должность могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее.

      Опыт работы. Как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием и вовсе могут не потребовать опыта работы.

      Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне – одно из основных требований к кандидатам на эту должность.

      Знание основ делопроизводства.

      Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Excel, Outlook, интернет.

      Офисная техника. Умение пользоваться мини-АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом.

      Хорошие коммуникативные навыки.

      Знание делового этикета.

      Знание основных правил ведения телефонных переговоров.

      Грамотная устная и письменная речь.

      Приветствуется знание основ конфликтологии.

      Так как секретарь-ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создает благоприятный и достойный доверия имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется также коммуникабельность, ответственность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

      [1]Утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 17.09.2007).

      [2]Принят постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 (в ред. от 18.07.2007); введен в действие с 01.01.1996.

      [3]Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298; введен в действие с 01.01.1995.

      [4]Письмо Министерства образования и науки РФ от 21.06.2006 № 03-1508 «О перечне профессий (специальностей) общеобразовательных учреждений».

      [5] Секретарь – от лат. secretarius, что означало «доверенное лицо».

    По admin

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *