Оформление приказа. Приказ как оформить пример

Июн 30, 2019 Публикации

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

  • подготовкой проекта Приказа;
  • оформлением проекта Приказа.
  • Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица — Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

    1. Подготовка проекта Приказа

    При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

    Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

    Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

    Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

    В распорядительной части Приказа излагают «кому» (исполнителю или структурному подразделению — ответственные за выполнение), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

    Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

    В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

    Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: «Приложение к приказу Руководителя АО «ИМЯ ФИРМЫ» от 00.00.00 № 000″.

    Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

    2. Оформление проекта Приказа

    Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

  • эмблема организации;
  • код организации по ОКПО;
  • код документа по ОКУД;
  • наименование организации;
  • название вида документа;
  • место составления или издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения;
  • фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

Подписание Приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

  • согласованием проекта Приказа;
  • передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
  • проверкой правильности оформления проекта Приказа;
  • корректировкой проекта Приказа;
  • проставлением реквизита «гриф ограничения доступа к документу»;
  • подписанием проекта Приказа.
  • 3. Согласование проекта Приказа

    Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

  • руководителями структурных подразделений;
  • юристом;
  • главным бухгалтером;
  • другими заинтересованными должностными лицами.
  • Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита «виза» в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее «на Бланке Приказа»). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа («Замечания прилагаются» рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

    4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ

    После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права — далее «его заместитель»).

    5. Проверка правильности оформления проекта Приказа

    Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

    6. Корректировка проекта Приказа

    В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

    7. Проставление реквизита «Гриф ограничения доступа к документу»

    При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит «гриф ограничения доступа к документу».

    8. Подписание проекта Приказа

    Приказ подписывает (проставляет реквизит «подпись» на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

    Регистрация приказа

  • регистрацией Приказа;
  • проставлением реквизита «Отметка о контроле».
  • 9. Регистрация Приказа

    Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

    Регистрация Приказа — это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов «индекс» и «дата» (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    Приказ регистрируется только один раз — в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

    Реквизит «дата» проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

    Реквизит «индекс» Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

    На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

    Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием «Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности». Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

  • индекс и дата;
  • автор (разработчик);
  • кто подписал;
  • заголовок и/или краткое содержание;
  • приложения;
  • резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
  • расписка исполнителя в получении Приказа;
  • срок исполнения;
  • отметка о контроле;
  • ход исполнения;
  • отметка об исполнении;
  • номер дела;
  • перенос данных на машинный носитель
  • При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

    10. Проставление реквизита «Отметка о контроле»

    Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит «отметка о контроле» на левом поле Приказа напротив реквизита «заголовок к тексту» (реже — напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

    Исполнение и контроль исполнения приказа

  • размножением Приказа;
  • заверением размноженных копий Приказа;
  • рассылкой Приказа (копий) исполнителям;
  • постановкой Приказа на контроль;
  • проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
  • исполнением Приказа;
  • проверкой и регулированием исполнения Приказа;
  • докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
  • согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
  • изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
  • завершением исполнения Приказа.
  • Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

    11. Размножение Приказа

    Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.

    12. Заверение размноженных копий Приказа

    Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит «отметка о заверении копии».

    13. Рассылка Приказа (копий) исполнителям

    Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором — расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.

    Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.

    14. Постановка Приказа на контроль

    Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.

    Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля — обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

    Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями

    Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

    16. Исполнение Приказа

    Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

    17. Проверка и регулирование исполнения Приказа

    Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

    Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа — это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.

    Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.

    Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

    Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока — если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

    18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа

    Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.

    19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа

    В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.

    Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.

    20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа

    На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    21. Завершение исполнения Приказа

    Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.

    Перенос исполненного приказа в дело

  • возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ;
  • записью об исполнении Приказа;
  • снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.
  • 22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ

    Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

    23. Запись об исполнении Приказа

    Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле «краткие сведения об исполнении» реквизита «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело

    Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    Подшивка Приказа в дело (формирование дел) — это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.

    На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    Читайте так же:  ГУ - Волгоградское региональное отделение Фонда Социального страхования РФ. Дополнительное пособие при рождении ребенка волгоград 2020

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные Приказы;
  • Приказы по основной деятельности группируются отдельно от Приказов по личному составу;
  • в дело группируются, как правило, Приказы одного года (за исключением переходящих);
  • в дело включается один (подлинный) экземпляр Приказа;
  • Приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности;
  • Приложения (на документе проставлена отметка «Приложение») к Приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим Приказом;
  • документы к Приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
  • Приказы, содержащие сведения, входящие в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело.
  • Образец составления приказа об изменении приказа

    Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В этой статье далее по тексту вы найдете образец приказа об изменении приказа. И давайте сразу рассмотрим некоторые моменты, чтобы иметь четкое представление о содержании такого типа документа.

    В приказ о внесении изменений в другой приказ включают:

  • основание (причины) изменений,
  • ссылку (дату, номер и обычно заголовок) на изменяемый приказ или его отдельный пункт (пункты),
  • в случае необходимости приводят предписываемые действия с указанием должностных лиц или структурных подразделений,
  • в случае необходимости приводят ссылку на отменяемый приказ или отдельные его пункты,
    • в случае необходимости указывают на кого возложен контроль за исполнением.
    • Далее конкретные примеры. Сначала вариант, когда необходимо изменить положение, инструкцию или какой-либо иной документ, утвержденный приказом. Правильно будет не переутверждать документ, а именно корректировать отдельные его пункты как на образце.

      Образец приказа об изменении приказа об утверждении любого документа

      ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КУВШИНКА»
      (ООО «Кувшинка»)

      ПРИКАЗ

      «23» октября 2014 г. № 87

      О внесении изменений в приказ ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»

      В целях совершенствования организации делопроизводства

      1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36:

      1.1. дополнить пункт 4.1 абзацем следующего содержания:

      «В случае оформления документа на одном листе визы допускается проставлять на отдельном листе согласования»;

      1.2. исключить из второго абзаца пункта 4.2 слова «но не чаще 1 раза в месяц»;

      1.3. дополнить пунктом 6.8 следующего содержания:

      «Организационное обеспечение комиссии осуществляет общий отдел»;

      1.4. пункт 6.8 считать пунктом 6.9;

      1.5. пункт 9.7 изложить в следующей редакции:

      «Электронная почта используется как резервный канал»;

      1.6. по всему тексту слово «ЭЦП» заменить словом «УКЭП».
      2. Контроль за исполненем приказа оставляю за собой.

      Генеральный директор А.П. Корыто

      В утверждаемые приказами документы изменения положено вносить именно в таком духе, просто в практической деятельности вряд ли одновременно наберется столько поправок. Тем не менее, получив такой приказ об изменении какого-нибудь положения, порой не сразу вникнешь в смысл изложенного.

      В этом случае поступают просто: одновременно в изменяемый документ вносят все необходимые коррективы (излагают в новой редакции, заменяют, дополняют и т.п.) в соответствии с приказом о внесении изменений в приказ. На положении, инструкции и др. дописывают после «Утверждено приказом от … № …» слова «в редакции приказа (или приказов, если их несколько) от 23.10.2014 №87». Теперь в приказ внесены изменения грамотно, и в практической деятельности пользоваться измененным документом удобно.

      Приказ об изменении штатного расписания – образец собственно подойдет для изменения любого документа (приводится непосредственно только текст приказа, поскольку внешнее его оформление аналогично):

      На основании служебной записки начальника отдела печати от 24.06.2014 № 07-20/81

    • Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемый перечень изменений в штатное расписание, утвержденное приказом ОАО «Шпалера» от 04.02.2014 № 12 «Об утверждении штатного расписания».
    • Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров О.Б. Брызгалина.
    • Сам перечень изменений удобно оформлять как приложение к приказу (в данном образце в виде таблицы – исключить + ввести).

      Кстати в распоряжения вносят изменения аналогично – в документе заменяют слово «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

      Образец о внесении изменений в распоряжение по причине увольнения, приема на работу работников

      В связи с изменением кадрового состава в ЗАО «Апрель»

      Внести изменения в п. 1 распоряжения ЗАО «Апрель» от 29.11.2014 № 133 «Об оказании благотворительной социальной поддержки детям-сиротам»:

      исключить из состава попечительского совета Копейкину Д.В., включить в состав попечительского совета Коромыслова О.А.

      Думаю, что можно остановиться. Пользуясь приведенными образцами приказов об изменении прежде изданных приказов, вы значительно упростите для себя процесс подготовки такого вида документов в своей организации.

      Приказы

      Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

      Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

      1. По организационным вопросам:

    • создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
    • образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
    • утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
    • координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
    • утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
    • 2. По основной производственной деятельности:

    • обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
    • обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
    • формирование и осуществление научно-технической политики;
    • обеспечение выпуска качественной продукции;
    • подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
    • решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
    • 3. По личному составу (кадрам) организации:

    • обеспечение отбора и приема на работу персонала;
    • создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
    • оформление перевода на другую работу;
    • оформление командированных работников;
    • оформление поощрений работников и наложения взысканий;
    • оформление высвобождения (увольнения) работников;
    • решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
    • Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

      Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

      Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

      Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

      После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

      Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

      С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

      Оформляем приказ по обновленным правилам

    • Доронина Лариса | к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
    • С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

      Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

    • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
    • а также отдельных фрагментов текста.
    • В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

    • 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
    • 10 мм – правое;
    • 20 мм – верхнее;
    • 20 мм – нижнее.
    • ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

      Бланк приказа организации

      В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

      В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

    • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
    • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
    • Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

      Состав реквизитов приказа

      Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

    • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
    • наименование организацииавтора документа;
    • вид документа (ПРИКАЗ);
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • место составления или издания документа;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись.
    • При этом факультативными реквизитами приказа являются:

    • визы / грифы согласования;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка о контроле;
    • отметка о направлении в дело.
    • Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

      Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

      Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7? 2017

      Реквизиты бланка приказа

      Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.

      Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

      Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

      Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

      Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

      Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

      Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

      Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

    • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
    • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
    • Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

      Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

    • из порядкового номера документа,
    • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
    • В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

      Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

    • по основной деятельности,
    • административно-хозяйственным вопросам и
    • личному составу.
    • Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

      Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

      Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

      Текст с заголовком

      Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

      При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

      Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

      О разработке Правил организации делопроизводства

      О делопроизводственных делах и документах

      По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

    • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
    • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
    • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
    • В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

      Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

      О повышении доступности бесплатной медицинской
      помощи гражданам Российской Федерации

      Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

      «Шапка» приказа федерального агентства

      МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

      ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
      ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

      от 31 января 2014 г. № 14-СТ

      О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)

      «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

      Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7? 2018

      Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

      5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

      В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

    • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
    • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
    • Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

      В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

      В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

      При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

      Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

      Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

      Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

      Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

      1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.

      2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.

      В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

    • слово «Приложение» и
    • гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
    • Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

      Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

      Отметка на неутверждаемом приложении

      Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

      Согласование и подписание

      Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

      Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

      Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

    • должность лица, визирующего документ;
    • его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
    • дату визирования;
    • если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
    • Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

      Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

      Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

      Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

      Что такое приказы по основной деятельности

      Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

      Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

      Приказы по основной деятельности

      Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

      Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

    • о вступлении в должность руководителя;
    • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
    • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
    • о наделении правом подписи;
    • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
    • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
    • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
    • об утверждении штатного расписания;
    • о создании обособленного подразделения;
    • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
    • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
    • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
    • об использовании мобильной связи;
    • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
    • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
    • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
    • о графике работы организации в майские праздники;
    • об организации расследования несчастного случая.
    • Как оформляется

      Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в Г ОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

      В тексте обычно указываются следующие:

    • название документа;
    • дата и регистрационный номер;
    • тема;
    • основной текст;
    • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
    • отметка об исполнителе;
    • место для виз согласования, если это необходимо.
    • Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

      Реестр изданных распоряжений

      Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

      Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

    • регистрационный номер;
    • дату подписания;
    • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
    • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
    • отметку об исполнении;
    • примечания, если таковые имеются.
    • Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

      Оформление приказа

    • Зверева Наталья | руководитель аппарата генерального директора авиационной компании
    • Чем руководствуемся

      П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

      В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

      В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

      Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание.

      Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

      Бланк приказа

      Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

    • 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
    • 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
      Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
      Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
    • 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
    • 13 «место составления (издания) документа» и
    • при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».
    • Бланк приказа с угловым расположением реквизитов

      Правила оформления приказов: как избежать ошибок

      В статье расскажем, как правильно оформлять приказы разных видов. Объясним, из-за каких ошибок документ признают незаконным.

      Правила оформления приказов в делопроизводстве

      Приказ — это правовой акт, который издает первое лицо организации. Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности. Документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.

      Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ — один из основных ее представителей. Ответственность за оформление приказов в небольших компаниях зачастую возлагают на одного человека. Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.

      Вебинар «Алгоритм подготовки приказа по основной деятельности. Сложные случаи составления и оформления»

      Виды приказов и правила их оформления

      Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления.

      1. По личному составу. Эти приказы оформляют трудовые отношения работодателя и его сотрудников — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки. Правила составления этих приказов определяет законодательство. Унифицированные формы этих документов разрабатывают по постановлениям Правительства РФ.
      2. По административно-хозяйственной деятельности. Эти приказы касаются правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача — поддерживать работоспособность организации, оперативно решать текущие вопросы.
      3. По основной деятельности. Эти приказы отражают административные решения руководства компании, реализуют вертикальные принципы управления объектами. Правила оформления приказов по основной деятельности определяет организационно-правовая форма компании и специфика ее деятельности. В основном эти приказы затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей.

      Шпаргалка: какие приказы по основной деятельности бухгалтерские, а какие — управленческие

      Нормативная база делопроизводства: приказы — оформление и примеры

      Правила оформления приказов в организации регулируют госстандарты и методические рекомендации. Часть из них носит рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму приказа в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации. Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

      Скачайте полезный образец

      Требования к оформлению приказов есть в:

    • Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (зарегистрирована в Минюсте 17.08.2018 № 51922). Примерная инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления документов. В приложениях № 5—6 к инструкции есть образцы оформления приказов. И хотя Примерная инструкция предназначена для государственных организаций, но и негосударственные организации используют ее положения в инструкциях по делопроизводству.
    • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
    • Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ВНИИДАД, 01.01.2018.
    • Приказ: правила оформления

      Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов. Однако правила их подготовки делопроизводитель определяет самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, которые придают документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:

    • полное наименование компании согласно действующему уставу;
    • организационно-правовая форма;
    • регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
    • наименование вида документа;
    • заголовок;
    • дата создания;
    • дата подписания
    • подпись руководителя с расшифровкой;
    • отметки о наличии приложений;
    • Как оформлять реквизиты в приказе по ГОСТу

      05 – Наименование организации – автора документа

      Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением

      По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

      В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

      07 – Наименование должности лица – автора документа

      Укажите наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность

      В бланках должностных лиц под наименованием организации

      Общество с ограниченной ответственностью

      Начальник службы делопроизводства

      09 – Наименование вида документа

      Проставляйте на всех документах, за исключением писем

      Проставляют под реквизитами автора документа: наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности

      ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

      10 – Дата документа

      Укажите дату подписания или утверждения документа либо дату события, зафиксированного в документе. Дату записывайте в последовательности день, месяц, год:

      – арабскими цифрами, разделенными точками;

      Если день месяца обозначается одной цифрой (от 1 до 9), писать 0 в дате не нужно

      Дату проставляют в левом углу верхнего поля в бланках как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов

      Структура приказа

      Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:

      Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные в акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.

      Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

      Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать. Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами. Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.

      Пример приказа с правильной структурой

      Регистрация и хранение приказов

      Утвержденные Инструкцией по делопроизводству правила оформления приказов могут регламентировать порядок их регистрации. В большинстве случае по каждому виду распорядительных актов ведут отдельные журналы регистрации. Отметим, что единой унифицированной формы такого журнала закон не предусматривает.

      Процедура регистрации требует указать:

    • дату издания акта;
    • порядковый идентификационный номер (присваивается в день подписания);
    • тематику документа (краткого содержания);
    • сведения о составителе: лице или подразделении;
    • фамилию и инициалы исполнителя;
    • Утвержденный Росархивом перечень типовых управленческих документов устанавливает следующие сроки хранения распорядительной документации:

    • 5 лет — для распоряжений по административно-хозяйственной деятельности;
    • 75 лет — для распорядительно-организационной документации по личному составу;
    • постоянно — для документации по основной деятельности;
    • Некоторым документам может назначаться срок хранения «До минования надобности». Как правило, это акты по основной деятельности, присланные для сведения и выделенные в отдельный массив документооборота.

      Различия в правилах оформления приказов по основной деятельности и личному составу

      Основное отличие оформления приказов по основной деятельности от кадровых распорядительных актов состоит в том, что для последних законом предусмотрен ряд унифицированных форм. Они утверждены Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004. Несмотря на то, что с 1 января 2013 года их использование носит рекомендательный характер, многие работодатели используют их в качестве основы для разработки собственных форм.

      Унификация организационно-распорядительной документации помогает упорядочить делопроизводство в кадровой сфере, облегчает компьютерную обработку документов. Благодаря ей достигается однообразие в строении актов, что избавляет кадровых служащих от сомнений при выборе оптимального варианта составления распорядительной части. Распоряжения руководства по личному составу должны характеризоваться максимальной конкретикой. Они отражают трудовые отношения, следовательно, должны быть четкими и точными.

      Правила оформления распоряжений по основной деятельности отличаются тем, что уровень унификации данных документов гораздо ниже. Их практически невозможно точно классифицировать. Иногда принадлежность акта к этому виду документации определяется лишь методом исключения.

      Оформление приложения к приказу

      Приложение к приказу оформляется, когда акт сопровождает большой массив информации. Как правило, в приложения включают дополнительные справочные или документационные материалы: схемы, графики, инструкции, положения. В некоторых случаях приложением может являться утверждаемый распорядительным актом документ (положение, правила, инструкция). Об этом нужно сделать обязательную отметку в распорядительной части основного документа.

      Каждое приложение к основному документу должно быть пронумеровано в верхнем углу листа. На каждой странице печатают слово «Приложение» с порядковым номером страницы. Если приложений несколько, используется единая сквозная нумерация, объединяющая дополнительные материалы с основным текстом.

      Фрагмент текста приказа с отметкой о приложении

      Основные ошибки в оформлении приказов

      Разберем ошибки на примере приказов по организационно-распорядительной деятельности. Вам необходимо знать, на что обратить внимание, перед тем как приказ попадет в руки руководителя.

      Ошибка 1. Не используете бланк приказа. Бланк — это шаблон с реквизитами, который позволяет идентифицировать автора документа — организацию или должностное лицо. Поэтому приказы должны быть оформлены на бланках. Часто оформляют не только первый лист приказа на бланке, но и второй, и последующие. Этого делать не следует. Оформляйте на бланке только первый лист документа.

      Ошибка 2. Забываете про реквизиты, которые влияют на юридическую силу приказа. Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут признать недействительным. Поэтому прежде всего проверьте, есть ли в приказе реквизиты: «Наименование организации — автора документа», «Место составления (издания) документа», «Дата документа», «Подпись».

      Ошибка 3. Избегаете реквизитов, которые нужно оформлять по ГОСТ-2016. Проверьте, есть ли в приказе остальные обязательные реквизиты кроме тех, что влияют на юридическую силу документа. Среди них: «Наименование вида документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Отметка о приложении». Также проверьте реквизиты: «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело». В таблице есть пояснения ко всем реквизитам.

      Ошибка 4. Оформляете реквизиты приказа неправильно. Например, заголовок к тексту всегда формулируют с предлогом «о» («об»). Он должен отвечать на вопрос «О чем?», кратко и точно отражать содержание текста приказа. Например: Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О порядке финансирования проекта. Точку в конце заголовка не ставят.

      Эти реквизиты влияют на юридическую силу приказа

      Ошибка 5. Ошибаетесь в структуре приказа. Приказ как распорядительный документ имеет четкую структуру, цель которой довести задание до конкретного исполнителя или подразделения. Например, нельзя оставлять в документе только распорядительную часть, не выделять управленческие решения в отдельные пункты, перечислять в одном пункте несколько поручений.

      Ошибка 6. Даете неточные и размытые формулировки в тексте. Приказ — распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они носят предписывающий характер. Для этого используют неопределенную форму глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др. Не используйте неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

      Ошибка 7. Не обозначаете наименования должностей, подразделений, сроки исполнения поручений. В приказах руководители дают поручения, которые обязательно нужно выполнить в конкретные сроки. Если не указывать их, смысл приказа теряется.

      Прежде всего, проверьте, присутствуют ли в приказе и правильно ли оформлены реквизиты, которые влияют на юридическую силу документа. Уточните, правильно ли оформлены основные реквизиты приказа. Несколько раз перечитайте приказ — в нем могут быть ошибки в содержании.

      Читайте так же:  Налог на Руси. Налог на руси 4 букв

    По admin

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *