Образец форма доверенности на право подписании первичной документации. Доверенность на подпись кассовых документов образец

Образец форма доверенности на право подписании первичной документации

ДОВЕРЕННОСТЬ на право подписи

г. Москва, Десятое января две тысячи ___ года

Общество с ограниченной ответственностью (далее «Общество ») (ОГРН , ИНН, КПП), в лице Генерального директора фио, действующего на основании Устава,

Настоящей доверенностью уполномочивает

Заместителя генерального директора по экономике и финансам Общества с ограниченной ответственностью»» фио (паспорт №, выдан ____года, код подразделения: _____, зарегистрированного по адресу: ________) правом первой подписи (заверения ) документов необходимых для ведения финансово-хозяйственной деятельности Общества, в том числе но, не ограничиваясь следующими документами:

1. Платежные поручения
2. Приходный и расходный кассовый ордер
3. Отчет кассира
4. Авансовый отчет
5. Счет-фактура выданная
6. Товарная накладная (ТОРГ -12)
7. Накладная на отпуск материалов на сторону
8. Доверенность на получение ТМЦ
9. Материальные отчеты
10. Акт ввода в эксплуатацию основных средств
11. Инвентарная карточка
12. Акты сверок с контрагентам
13. Бухгалтерские справки
14. Справки 2-НДФЛ
15. Книга покупок и книга продаж
16. Журнал полученных и выданных счетов фактур
17. Налоговые регистры
18. Бухгалтерская и налоговая отчетность по филиалу
19. Иные первичные бухгалтерские документы необходимые для ведения финансово-хозяйственной деятельности Общества

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один ) год, без права передоверия.

Подпись фио____________________, удостоверяю

Общества с ограниченной ответственностью

Доверенности на подписание и получение бухгалтерских документов (образцы)

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Понятие доверенности широко распространено в бухгалтерской среде. О доверенности на подписание бухгалтерских документов и доверенности на получение документов расскажем в нашем материале.

Доверенность на подписание бухгалтерских документов: образец

Бухгалтерский документ подписывается лицом или лицами, ответственными за совершение конкретной операции. Эта ответственность может быть возложена на работника на основании его должностной инструкции и графика документооборота или определена организационно-распорядительным документом организации (например, приказом). Так, к примеру, подписание товарных накладных и счетов-фактур при массовой их выписке может производиться лицом, ответственным за отпуск товаров (кладовщик), или сотрудником, ответственным за размещение заказов и взаимодействие с покупателями (например, менеджер по продажам). При небольшом объеме документов подписывать их может и сам руководитель, ведь он без доверенности действует от имени организации и несет всю полноту ответственности за производимые ею операции.

В то же время именно доверенность наиболее часто используется в случаях, когда подписание первичных документов поручается сотруднику на время отпуска или болезни ответственного за первичку работника. Кроме того, доверенность может заменять и приказ: к примеру, руководитель может на основании доверенности передать другому лицу право подписи счетов-фактур.

Образец доверенности на подписание бухгалтерских документов мы приводили в нашей отдельной консультации

Доверенность на получение бухгалтерских документов: образец

Бывают ситуации, когда контрагенты не высылают свои документы по почте, а просят приехать за ними лично. Если за документами едет сам руководитель, вопросы, как правило, не возникают. Но редкий директор будет лично ездить за бухгалтерскими документами. Приходится отправлять других сотрудников. И часто контрагенты готовы выдать бухгалтерские документы только на основании доверенности. Доверенность может быть оформлена в произвольном виде или на основании доверенности по форме М-2 (Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Главное, чтобы в доверенности была отражена вся необходимая информация, подтверждающая полномочия на получение бухгалтерских документов. К таким обязательным сведениям можно отнести:

• наименование организации-доверителя;
• дата выдачи доверенности;
• доверенное лицо (сотрудник, которому поручено получение документов);
• объем полномочий (перечень получаемых документов, право передоверия и прочее);
• подпись руководителя организации и печать.

Приведем образец доверенности на получение бухгалтерских документов:

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»

121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26

ИНН 7731332719 / КПП 773101001

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор» в лице генерального директора Мохова Олега Леонидовича, действующего на основании Устава, доверяет Мякининой Светлане Петровне, 05.01.1983 г.р., паспорт гражданина РФ, серия: 46 02, № 520714, выдан: 08 сентября 2004 года Балашихинским УВД Московской области, получить от ООО «МосИнжТрейдинг» бухгалтерские документы, подтверждающие исполнение договора от 05.10.2016 №412 (товарная накладная, счет-фактура, счет).

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 30 ноября 2016 г. включительно.

Генеральный директор ________________ Мохов О.Л.

Некоторые контрагенты просят оформлять доверенность по разработанной ими форме, поэтому этот вопрос лучше уточнить заранее.

Доверенность на право подписи первичных документов: образец

Доверенность на право подписи первичных документов — образец ее понадобится, когда руководитель компании поручает подписание первички своим сотрудникам или другим лицам. Рассмотрим, в каких случаях нужна такая доверенность и как ее правильно составить.

В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?

Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).

Доверенность или приказ?

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.

Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Образец доверенности на подписание первичных документов

Доверенность на подписание первички следующую информацию:

Однако если есть вероятность того, что ее нужно будет предоставлять в государственные (например, регистрационные или судебные) органы, то лучше подстраховаться и заверить доверенность у нотариуса.

Образец доверенности на право подписи первичных документов можно скачать здесь.

Доверенность на право подписи кассовых документов

Кассовые документы — это документы, которые необходимо оформлять в связи с движением наличных денежных средств. Формы кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88.

По закону, первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты: наименование ответственных должностных лиц и их личные подписи. Кассовые документы подписываются руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром. Руководитель может передать право подписи другому лицу – штатному сотруднику, работнику сторонней организации или частному бухгалтеру.

Как составить доверенность на подписание кассовых документов

Доверенность оформляется в произвольной письменной форме с обязательным указанием таких реквизитов:

Срок не является обязательным реквизитом доверенности на подпись кассовых документов, однако все-таки стоит указать, на какой период выдается уполномочие. Иначе документ будет считаться действительным в течение одного года с момента подписания.

Предлагаем вам скачать готовую доверенность на право подписи кассовых документов в формате Word или PDF.

Как оформить доверенность на подписание УПД?

Доброго времени суток!

У Минфина было письмо про подпись счета-фактуры по доверенности:

Положения, относящиеся к счетам-фактурам, вполне логично распространить на УПД.

По-моему, достаточно четко сформулировано отношение Минфина к оформлению доверенностей на подписи документов по НДС: прописано должно быть, что право подписи и за руководителя, и за главного бухгалтера. Т.е. если не хочется потом спорить с инспектором потом, лучше попросить уточнить доверенность. Потому что из формулировки «право подписи УПД», я бы сделала вывод, что подпись за директора.

Вам также пригодится статья нашего юриста

Вы напрасно не прочитали статью по ссылке. Там есть ответ на ваш вопрос:

Я снова отошлю вас к статье. Поверьте, ее стоит прочесть, если вам нужна информация. В частности, об общих нормах, о которых вы спрашиваете, говорится в самом начале статьи:

Цитата (Бухонлайн): При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):
доверенность оформляется в письменной форме;
доверенность подписывается руководителем организации;
в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Доверенность на право подписи документов

Официально представлять интересы хозяйствующего субъекта юридического лица может только руководитель, полномочия которого определяются в учредительных документах. Данное лицо обязательно указывается в выписке из ЕГРЮЛ. Чтобы другой человек мог подписывать от имени компании бланки, ему необходимо составить доверенность на право подписи документов.

Необходимость доверенности

Чем больше компания, тем шире у нее круг партнеров и контрагентов, с которыми ей приходится взаимодействовать. Согласно действующему законодательству, без доверенности представлять интересы организации может только ее директор. Однако, обстоятельства складываются так, что руководитель не может одновременно присутствовать сразу в нескольких местах.

В этом случае он имеет право воспользоваться помощью сотрудников предприятия, которым необходимо с этой целью выписать доверенность на право подписи документов, чтобы они имели на это полномочия.

Необходимость привлечения других представителей на основании доверенности может наступать из-за нахождения руководителя в отпуске, командировке, на больничном и т. д.

С целью обеспечения работоспособности предприятия на это время директор может оформлять доверенность на другого человека, который по этому документу сможет подписывать различные документы в соответствии со своей компетенцией. Это могут быть договора, бухгалтерские бланки, письма, документы по проверкам и т.д.

В некоторых случаях партнеры могут попросить удостоверить доверенность в нотариальной конторе, но такое случается при заключении крупных контрактов на большие суммы. К таким ситуациям относятся также органы государственной или муниципальной власти, или же крупные компании. Такая процедура предусмотрена при регистрации прав на имущество. Нотариальное заверение это дополнительная защита данного документа.

Доверенность в простой форме на фирменном бланке выдается сотрудникам организации для того, чтобы они могли подписывать при заключении договора, оформлять бухгалтерские документы, визировать акты и решения соответствующих контролирующих органов при проверке.

Визировать документы по доверенности сотрудники могут не только за директора, но и за других должностных лиц на предприятии. К таким случаям относится право подписи за главного бухгалтера. У этого документа полномочия в ограниченном количестве, со сферой действия в области бухучета.

Бланк на право подписи может включать в себя полномочия нескольких должностных лиц. Такая форма доверенности оформляется менеджерам по продажи и специалистам абонентского отдела.

Сроки действия доверенности

Выделяют доверенности по сроку действия двух видов — оформляемые на длительный период и необходимых только для разового мероприятия.

Начиная с 2013 года, ограничений при установлении периода действия доверенности не существует. В настоящее время такой документ должен содержать срок действия доверенности. Если в ней период действия не определяется, то считается что доверенность оформляется на один год. При этом ее срок начинает исчисляться с даты подписания документа.

Порядок прекращения действия

Право подписания документов, которым наделяет доверенность получившего ее сотрудника, заканчивается со сроком ее действия. Однако, кроме этого, каждая из сторон обладает полномочиями досрочно прекратить установленные отношения. Это значит, что компания в любое время запросить отзыв доверенность у работника и аннулировать ее, в то время как сам работник имеет право в письменном виде отказаться от предоставленных ему прав.

Кроме этого доверенность прекращает действие в случае ликвидации компании, а также смерти лица, которому она выдана или с признанием его недееспособным.

Скачать образец доверенности на право подписи документов

Скачать образец доверенности на право подписи за директора в формате Word.

Скачать образец доверенности для бухгалтера в формате Word.

Порядок составления доверенности на право подписи документов

Доверенность, которая дает работнику право подписи, может быть оформлена в любой доступной форме — от руки или на компьютере. Главное, чтобы такой документ содержала все необходимые реквизиты. Кроме этого, доверенность обязательно должна быть выполнена в письменном виде.

В компании перед тем, как будет выписана доверенность, обычно издается приказ руководителя о совершении данного действия. И уже на основании такого составленного документа кадровая служба или юридический отдел уже оформляют доверенность.

Обычно для него используется фирменный бланк компании, в верхней части которого записывается наименование составленного документа, а такде дата и место (город) оформления.

После этого на следующей строке указывается полное и сокращенное название, банковские реквизиты, юридический адрес, коды постановки на учет (ИНН, ОГРН). Здесь же далее прописываются полные Ф.И.О. руководителя фирмы или лица, осуществляющего управление ей, а также обозначается документ, который наделил его полномочиями.

На следующей строке записывается информация о сотруднике, которому передают право подписи документов — к ним относятся его Ф.И.О., занимаемая должность, сведения о паспорте или ином документе, подтверждающем личность (серия, номер, дата выдачи и кто ее произвел).

В доверенности обязательно нужно указать весь перечень случаев, когда работник может поставить подпись за директора, а также привести весь перечень документов, на которых он может это сделать.

Также далее нужно указать срок, в течение которого выданный документ будет действителен. Очень важно в тексте доверенности запретить передачу ее третьим лицам, тем самым наделяя их соответствующими полномочиями.

Оформленный документ подписывается руководителем компании. За ним должно находиться поле, в котором сотрудник поставит свой контрольный образец подписи.

Право подписи документов работником

У нас в организации снабженец при получении ТМЦ у транспортной компании подписывает все товарно-сопроводительные документы, в том числе и первичные документы ( Генеральная доверенность на снабженца с транспортной компанией имеется)
Однако при возврате документов поставщику возникает вопрос , можно ли поставить печать на документ подписанный снабженцем(приказа на право подписи первичных документов нет) ?
Заранее спасибо.

Цитата (Информационно-аналитический портал «Предпринимательство и право» 18.03.2015): Подписание документов неуполномоченными лицами

Не секрет, что если будет установлен факт подписания первичного документа неуполномоченным лицом контрагента, то налоговики не признают в качестве документально подтвержденных расходы по такому документу, а также откажут в применении вычета по НДС. О том, на что обратить внимание бухгалтеру при проверке подписей на первичных учетных документах контрагентов, читайте в статье.

Закон о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ) требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учетным документом. В качестве обязательного реквизита такого документа п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ называет подпись должностных лиц, совершивших сделку, либо должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Кроме того, ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Однако именно бухгалтер на основании таких первичных документов ведет учет и отражает сведения в налоговых декларациях. Соответственно, если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл. 16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

На что обратить внимание

Что же делать бухгалтеру, чтобы обезопасить себя от принятия к учету документов, подписанных неуполномоченными лицами?

Уполномочен или нет

Для начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов.

К сведению. Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества — директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.).

Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор/директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

К сведению. Электронную выписку из ЕГРЮЛ можно получить в режиме реального времени на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Электронные сервисы».

Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Невыполнение требований к счету-фактуре, в том числе в части подписи, является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Поэтому при принятии счетов-фактур от контрагента бухгалтер вправе потребовать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на подписывающее счета-фактуры лицо либо иной распорядительный документ.

Доверенность и приказ

Если подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185 — 188.1 Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на подписание первичных документов.

К сведению. В Письме Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос, заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях (представлять декларации, пояснения и т.п.).

Действительно, НК РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя, кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169 НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то приказом или доверенностью.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Следовательно, подтверждением полномочий на подписание документов может быть:
— распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее положение о праве подписи на документах);
— либо доверенность от имени организации.
Положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи этих лиц.

Мнение. М. Смольнинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»
Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда — выдавать доверенность?
НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, — это альтернативность документов: достаточно одного из них.
На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них.
1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности — подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.
Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:
— избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
— наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.
Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и т.п.).
Может возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется доверенность. Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
— в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
— при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
1) приказом (иным распорядительны
м документом) по организации;
2) а также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц;
— если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить:
1) приказ (иной распорядительный документ) по организации;
2) доверенность от имени организации;
3) а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

Итак, с полномочиями лица, совершившего сделку, мы разобрались.

Далее следует удостовериться в наличии подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Данный шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не выполняющих свои налоговые обязательства.
Обратите внимание: даже в том случае, когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом основании отказывают в признании расходов.
Налоговики ссылаются на ст. 252 НК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Не могут являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами), данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может подтверждать расходы (вычет по НДС).

Как же бухгалтеру убедиться в действительности подписи? Неужели каждый раз проводить экспертизу?
Несмотря на то что ни один законодательный акт не требует проверки подписи контрагента на соответствие ее действительности, в настоящее время для подтверждения проявления должной осмотрительности организации все чаще требуют от контрагентов образцы подписей лиц, ответственных за подписание первичных документов и счетов-фактур. Это может быть копия паспорта с подписью или копия банковских карточек с образцами подписи и печати либо доверенность, в которой удостоверена подпись лица, уполномоченного подписывать документы. В противном случае, если организация не запросит таких документов, ее ожидают неблагоприятные последствия.

Однако запрос образца подписи не всегда может обезопасить компанию. Даже если подписи на документах визуально совпадают, в дальнейшем может выясниться, что подписи подделаны (как правило, это обнаруживается по результатам экспертизы).
Но в таком случае, если компания имеет запрошенные ею у контрагента и полученные документы, в которых виден образец подписи уполномоченного лица контрагента, и такая подпись визуально совпадает с подписями на первичных документах и счетах-фактурах, шансы выиграть спор в суде существенно возрастают. Ведь компания проявила должную осмотрительность и сделала все возможное, исходя из обычаев делового оборота, чтобы удостовериться в подписании документов уполномоченным лицом.

На практике, если лицу (директору) приходится подписывать много документов, в целях экономии времени на них ставится лишь росчерк или иная упрощенная подпись, отличная от подписи в паспорте или банковской карточке. В таком случае, скорее всего, у налоговых органов возникнут претензии, так как в первую очередь они сравнивают подписи визуально (например, с подписью на протоколах допросов представителей контрагентов).
Поскольку законодательные требования к личной подписи на документах отсутствуют, такая подпись необязательно должна совпадать с подписью в официальных документах (например, паспорте). Основное назначение подписи — подтвердить, что документ одобрен ответственным лицом, уполномоченным подписывать документы. Соответственно, руководитель контрагента (иное уполномоченное лицо) вправе расписываться иначе, чем указано в паспорте, но в таком случае нелишне будет запросить образец подобной упрощенной подписи.

К сведению. Имейте в виду: Минфин России приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица. Но только в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», Письма Минфина России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/[email protected]). В противном случае (в отсутствие соглашения) первичные документы безопаснее подписывать квалифицированной ЭЦП.
Вместо заключения

К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные документы, тем более в условиях крупной организации (с большим количеством контрагентов), не всегда возможно. Для этого необходимо было бы создать еще один отдел в дополнение к бухгалтерии. Отметим, однако, что негативные последствия подписания документов неуполномоченным лицом для налогоплательщика возникают в том случае, если совокупность доказательств ставит под сомнение реальность операций с таким контрагентом (контрагент-«однодневка», руководитель контрагента отказывается от подписи, экспертиза показала, что подпись подделана, компания не платит налогов, мигрирует из инспекции в инспекцию и т.д.). Соответственно, если компания сможет собрать пул доказательств о реальности операций и проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, то у нее есть шанс снять претензии налогового органа (в вышестоящем налоговом органе или суде).
Итак, какие документы должны быть как минимум запрошены и получены от контрагента в подтверждение подписания документов уполномоченными лицами для избежания спорных ситуаций? Это:
1) выписка из ЕГРЮЛ. Такую выписку можно сделать самостоятельно с сайта, обязательно распечатав и поместив в досье контрагента;
2) приказ (иной распорядительный документ) об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур. Лучше всего, когда к такому приказу (иному распорядительному документу) имеется приложение с образцами подписей уполномоченных лиц. Документы, подтверждающие право подписи документов от контрагентов, должны быть ими надлежащим образом заверены;
3) либо доверенность от имени организации на подписание документов. Желательно также с образцом подписи уполномоченного лица;
4) копии паспорта, банковской карточки с образцами подписи и печати, иного образца подписи уполномоченных на подписание документов лиц.
Обращаем внимание, что данный перечень документов необходим только для подтверждения полномочий лиц на подписание документов и их подписи, для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента этих документов будет недостаточно.

Судебная практика. Как отмечают судьи, для подтверждения должной осмотрительности компании следует поинтересоваться в том числе о деловой репутации контрагента, а также наличии у него необходимых ресурсов для исполнения сделки (Постановления ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 08.06.2010 N 17684/09) и т.д.

Если контрагент надежный, компания в нем уверена, приведенный список можно сократить. Если у организации есть основания полагать, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания документов, то, напротив, приведенный список будет являться обязательным. Более того, в таком случае можно требовать подтверждение полномочий/отсутствие изменений в течение срока действия договора. Например, при длительном договоре (аренды, поставки) ежемесячно проверять данные о руководителе, требовать подтверждение работы уполномоченных на подписание сотрудников в организации до соответствующего времени и т.д.
Если информация в первичных документах указана неразборчиво или фамилии и инициалы лиц, подписавших документы, не совпадают со списком лиц, ответственных за их подписание, либо присутствуют другие факторы, позволяющие усомниться в подписании документов уполномоченными лицами, бухгалтер не должен отражать факты хозяйственной деятельности на основании таких документов до разрешения сомнений в полномочиях лиц. Отказывая в принятии подобных документов, бухгалтер соблюдает требования Закона N 402-ФЗ, в том числе о невозможности регистрации мнимых и притворных объектов в бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 10) и принятии к учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9).
Штукмастер И.