Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи. Компенсация мобильной связи сотрудникам 2020

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

    Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
  • ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

  • Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
  • Амортизация объектов собственности.
  • Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
  • Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

    Аренда телефона у работника

  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

    Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

    Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

    Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

    Существуют следующие варианты оплаты:

    Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

    Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

    Нормативная база

    Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

    Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

    Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

    Основные особенности возмещения затрат

    Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

    Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

    Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

    Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

    К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

    ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

    Бухгалтерский учет компенсационных расходов

    1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
    2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
    3. Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

      Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

      Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

      Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

      – с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

      – с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

      Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

      Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

      Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

      Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

      Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

      выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

      возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

      Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

      Документальное оформление использования сотовой связи

      В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

      Документ

      Содержание

      Приказ руководителя учреждения

      Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

      Должностная инструкция работника

      Обоснование использования сотовой связи

      Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

      Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

      Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

      Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

      Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

      Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

      документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

      документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

      документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

      Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

      Страховые взносы.

      В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

      К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

      Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

      Налог на прибыль

      Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

      Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.

      Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

      должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

      трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

      копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;

      копией счета оператора связи;

      детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

      Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected]

      Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).

      Бухгалтерский учет

      Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

      Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

      с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;

      с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;

      с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

      В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

      1) начислены расходы на оплату услуг связи:

      Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

      2) оплачены услуги связи:

      Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
      Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

      Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

      В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

      1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

      Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

      Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

      3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

      Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
      Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

      4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

      Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

      К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

      Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

      1) отражен доход:

      – в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
      Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      – в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
      Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      2) удержана сумма из заработной платы работника:

      – в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
      Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

      Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
      Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

      – в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
      Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

      Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

      а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
      Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
      Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

      в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

      – начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

      Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      – внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

      Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
      Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

      Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

      Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

      1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

      – в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

      – в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

      – в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
      Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

      2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

      а) выдана из кассы учреждения:

      – в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

      – в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
      Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

      – в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

      б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

      Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

      – в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

      – в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

      В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

      1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

      2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

      3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

      4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

      5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

      6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

      Компенсация мобильной связи сотрудникам

      Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

      Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

      Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

    4. за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
    5. амортизацию данного имущества.
    6. Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

      Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

      Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

      Предприятие имеет право

      Работник имеет право

      установить размер, порядок и сроки выплат компенсации за пользование мобильного получить компенсацию за пользование личным телефоном в корпоративных целях прописать условия возмещения расходов за сотовую связь на прибавку к зарплате в счет расходов на сотовую связь утвердить перечень документов, регламентирующих необходимость возникновения расходов на сотовую связь с экономической точки зрения

      Обоснованность расходов на сотовую связь

      Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

      Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

      Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

      ? Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

      Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

      Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

      Название документа

      Что должно быть прописано

      Приказ руководителя организации Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация Должная инструкция работника Обоснование необходимости пользования сотовой связью Трудовой договор и доп. соглашение к нему Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника.

      Аренда мобильного телефона у сотрудника

      Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

    7. заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
    8. заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.
    9. Детализация счета оператора связи

      Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

      Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

    10. Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
    11. некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
    12. Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

      Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

    13. НДФЛ;
    14. взносами на обязательное медицинское страхование;
    15. взносами на страхование от несчастных случаев.
    16. Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

      По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

      Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

      Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

      Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

      Отражение расходов в бухгалтерской документации

      Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

      Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

      Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

      Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

      Проводка

      Операция

      Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73

      Учтены расходы на сотовую связь Дебет 73 – Кредит 50 (51)

      Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

      Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

      Часто задаваемые вопросы

      Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

      Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

      Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

      Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

      Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

      Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

      Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

      Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

      Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
      Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

      Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
      Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

      Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
      Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

      Читайте так же:  134 статья УК РФ - Педофилия (растление, совращение малолетних) не достигших шестнадцатилетнего возраста. Статья ук рф развращение

    По admin

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *