Образец сопроводительного письма к договору. Направляю вам на подписание договор

Июн 26, 2019 Публикации

Образец сопроводительного письма к договору

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
  • Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

    Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

    Структура сопроводительного письма

    Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  • Шапка.
  • Номер и дата.
  • Обращение.
  • Текст.
  • Приложение.
  • Подписи и печать.
  • Разберем некоторые из них подробнее.

    Шапка

    Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

    Номер и дата

    Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

    Текст

    Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.
  • В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

    Приложение

    Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

    Подпись

    Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

    Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

    Направляю вам договор на согласование если все устраивает напишите

  • Как написать рекомендательное письмо
  • Составляем сопроводительное письмо к документам
  • Отрицательный ответ При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос. Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа. В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне.

  • Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
  • Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
  • В продолжение телефонного разговора…
  • Согласно договоренности, сообщаю Вам…
  • Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.

    Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

    1. справочные данные об организации;
    2. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    3. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
    4. дата;
    5. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
    6. адресат;
    7. Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату.При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос. Как проектировщику правильно написать письмо заказчику? Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам.

    8. в каких случаях требуется письмо-ответ;
    9. каким может быть письмо-ответ;
    10. реквизиты ответного письма.
    11. В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Важно Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

    12. дату составления и исходящий номер;
    13. устойчивые словосочетания: «Направляем Вам…», «Высылаем в Ваш адрес…», «Предоставляем Вам…» и т. п.
    14. — отпечатанный текст договора;
    15. — печать.
    16. Направляю вам договор на согласование если все устраивает напишите

      Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес. 2 Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству.Например, «Уважаемый Иван Иванович!».

    17. Как написать официальное письмо с просьбой — образец
    18. Образец письма-ответа
    19. Письмо-согласие Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание. Как написать официальное письмо с просьбой — образец Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма.

      Оформляем образец сопроводительного письма к договору

      Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

      Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

      Форма документа

      Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

      • сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
      • цель отправления и инструкции;
      • контакты ответственного лица (исполнителя).
    20. устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.
    21. Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

      Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

      В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

      Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

      Действия получателя письма

      В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

    22. регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
    23. проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
    24. забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
    25. в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.
    26. Как оформить сопроводительное письмо к договору

      Образец документа

      Уточняющий текст выступает в виде элемента официального делового этикета. Грамотно составленное сопроводительное письмо позволит партнерам понять позицию отправителя и принять верное решение. Образец сопроводительного письма к договору на подпись деловым партнерам может быть оформлен следующим образом:

      Для чего нужно?

      Как правило, в уточняющем тексте содержатся сведения по существу. Направляемые документы бывают сложны по своим формулировкам и значительны по объему — при современном темпе жизни возможность читать и вникать в суть остается только у профильных специалистов, у руководства, как правило, на это времени нет. Поэтому очень важно максимально четко, ясно и корректно изложить в сопроводительном документе весь смысл своего обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять суть пересылаемого пакета документов и направить его в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

      Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору может содержать сведения о вносимых в договор изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, а также подтверждение неизменности прочих договорных условий.

      Структура документа

      Письмо пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

      адресат (кому направляется, ФИО руководителя и наименование предприятия) — здесь важно не допустить ошибок (как это ни печально, но в фамилиях или инициалах первых лиц допускается 90% ошибок… Что будет с этим документом дальше, представить достаточно просто: оно, скорее всего, пойдет в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении);

      обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным “уважаемый” (здесь есть нюанс: если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после);

      «тело» — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, для того чтобы руководитель вник в существо написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание будет иметь следующий текст: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по существу проект договора (указывается суть), текст которого был согласован (указать где, когда и кем)». Этих сведений вполне достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем вообще идет речь;

      подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя свое руководство;

      данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам (в случае ошибок).

      Кроме указанных реквизитов в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, а также список приложений с указанием количества листов.

      Сопроводительное письмо к документам

    27. Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
    28. С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

    29. подтверждает факт отправки;
    30. предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
    31. благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
    32. Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

      Речевые шаблоны

      Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

    33. сообщение о направлении документов,
    34. просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
    35. Первая часть обычно так и начинается:

      Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

    36. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,
    37. «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
    38. «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
    39. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

      Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

      Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

      3.21. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

      3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

      Описание сброшюрованного приложения

      Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

      Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

      Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

      Приложение к письму имеет собственное приложение

      Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

      Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

      Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

      Подписание и регистрация у отправителя

      Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

      Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

      Сюрприз для заявителей – физических лиц

      Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

      Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

      Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

      Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней 1 . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

      Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

      Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

      Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.

      Хранение сопроводительных писем

      Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

      Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

      Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

      Сноски

      Настоящим направляем вам договор

      Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса Письмо-ответ (образец) Читайте также:

    40. Письмо-извинение
    41. Сопроводительное письмо к договору

      Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы. Пример расположения смысловых блоков Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

    42. Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…
    43. Сопроводительное письмо к документам (образцы)

      Когда и зачем составляется сопровождение Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю.

      Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса

      К основным реквизитам относятся:

    44. наименование организации;
    45. код организации;
    46. регистрационный номер;
    47. заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
    48. подпись.

      Образец сопроводительного письма к договору

      Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату). В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад). Материалы по теме Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).
      Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».
      Материалы по теме Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

    • реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
    • перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
    • подпись с расшифровкой руководителя;
    • Основная часть должна содержать:

    • вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
    • Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.
      Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма). В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные.


      Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей. Как оформить письмо-ответ Вам понадобится

    • — компьютер с принтером;
    • Инструкция 1 Начните письмо с «шапки», которая располагается в верхнем левом углу бланка.
      Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета. Номер и дата Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы).

      Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления. Текст Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии).

      В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления.

      Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес. 2 Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству.Например, «Уважаемый Иван Иванович!».

    • Письмо-согласие
    • Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?
    • Письма-ответы
    • Как оформить письмо-ответ
    • Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса
    • Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

      Сопроводительное письмо удобно тем, что:

    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
    • Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

      Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

      В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

      Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

      Ниже следует обращение к получателю.

      Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…
    • Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

      Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

    • Просим подтвердить получение…
    • Просим передать…
    • Просим информировать…
    • Просим возвратить…
    • Просим руководствоваться… и т.п.
    • Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

      Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

      Образец сопроводительного письма к документам

      Директору
      ООО «Стандарт»
      Е.С. Кузьмину

      Уважаемый Евгений Станиславович!

      Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

      Приложения:
      1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
      2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

      Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо. Неважно, состоите ли вы в электронной переписке, отправляете все почтой или курьером. Сопроводительные письма удобны и вам, и адресату. Чем именно?

      Во-первых, в этом письме описано содержимое всего пакета ваших документов. Никто не сможет сказать, что не отправлял чего-то или не получал.

      Во-вторых, канцелярии крупных компаний попросту не принимают документы без сопроводительных писем.

      В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как исходящее в едином реестре. Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

      В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как входящее, что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность.

      В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?

      Сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем предприятия, направления, либо начальником структурного подразделения.

      Адресат пишется так же, как и в стандартном деловом письме:

      Генеральному директору ЗАО «Шмель»

      Тема уже известна: Сопроводительное письмо , или О направлении документов , или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а.

      Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству:

      Уважаемый Виктор Иванович!

      Текст сопроводительного письма пишется в официально-деловом стиле, он предельно короток, прост и строится по следующей схеме:

      Направляем – что направляем – примечание

      Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743. Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер.

      Высылаю Вам для рассмотрения протокол разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка». По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43.

      По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка».

      Приложениям в сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем. Четко и скрупулезно здесь перечисляется весь пакет направляемых документов.

      Подпись оформляется как обычно.

      Исполнитель указывается обязательно: у адресата сообщения должен быть надежный канал обратной связи с вами.

      Сопроводительное письмо — необходимый документ современного делопроизводства и деловых отношений.

      ЛЮДМИЛАИюль 4 2013 @ 15:50

      Очень часто организации начинают написание сопроводительного письма со слов ООО «Поиск» направляет вам следующие документы… По моему это как-то не по-русски, «оно» не может направлять, просить и т.д.

      Евгения КожановаИюль 5 2013 @ 05:03

      Добрый день, Людмила! Вы правы, такое написание встречается очень часто, поскольку является нормой делового обращения, свойственной официально-деловому стилю речи русского языка.

      СветланаНоябрь 30 2013 @ 17:06

      как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов?

      Евгения КожановаДекабрь 3 2013 @ 05:51

      Здравствуйте, Светлана!
      Сопроводительное письмо пишется к пакету документов, направляемому в другую организацию, а в вашем случае это либо информационное письмо, либо справка, либо заявление в определенной форме. Если нет специальной формы для этого сообщения, то текст пишется просто: Настоящим уведомляем об отсутствии (где, у кого) конфликта интересов.

      АннаИюль 29 2014 @ 14:10

      Здравствуйте. Подскажите, мы отправили пакет документов с сопроводительным письмом курьером. На копии сопроводительного получатель поставил отметку о вручении и входящий номер. Вопрос таков, когда копия сопроводительного, со всеми отметками, поступает обратно в офис регистрируется ли оно как входящее. Сижу голову ломаю, вроде бред, а вроде не бред.

      Евгения КожановаИюль 31 2014 @ 05:48

      Добрый день! Нет, не регистрируется, т.к. это не входящее письмо, а исходящее.

      АннаДекабрь 8 2015 @ 13:51

      Здравствуйте Евгения! Я так поняла из статьи, что регистрировать входящие документы без сопроводительного письма нельзя?! а как же тогда делать если приходит много писем без сопроводительных писем? или иметься список документов которые можно регистрировать без сопроводительного письма?

      Евгения КожановаДекабрь 9 2015 @ 04:44

      Здравствуйте, Анна!
      Вы правильно поняли. В качестве входящего документа всегда регистрируется письмо. Если письма нет, то и регистрировать нечего.
      Например, вам прислали (или принесли) оферту договора в двух экземплярах без сопроводительного письма. Регистрировать как входящее ее нельзя: это не письмо. Оферта передается в юр.отдел или исполнителю, и если вдруг она превратится в договор, то будет зарегистрирована как договор, а не как письмо. То же самое с бухгалтерскими документами и со всеми остальными, которые поступают без сопроводительного. Принимать их можно: отсутствие сопроводительного письма — не преступление, это всего лишь нарушение порядка делового оборота, причем не критичное. Но регистрировать здесь нечего.
      Некоторые организации внутренними правилами устанавливают, что без сопроводительных писем документы от курьеров не принимают. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное.
      Вот здесь статья о том, как не потерять незарегистрированные документы и подробнее о приеме документов без сопроводительного: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

      ЛарисаОктябрь 1 2016 @ 09:11

      Второй экземпляр сопроводительного письма, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. например, Начальнику ООО
      Направляем в Ваш адрес……..
      Приложения: Акт № 00000, Экз. №____.
      Ведомость № 000000, Экз.№_____.
      В отправляемом экземпляре я ставлю экз.№ 1, а в экземпляре что остаётся, какой ставить номер экземпляра приложения? тоже №1 или который остался( №2).

      Евгения КожановаОктябрь 3 2016 @ 10:07

      Добрый день! Нумеровать экземпляры исходящих писем не нужно.

      аннаОктябрь 30 2017 @ 12:28

      Вопрос если приносят пакет документов с сопроводительным письмом, приложение получает сотрудник который занимается вопросом и ставит дату получения. но сам сопровод регистрирую через какое то длительное время, можно ли работать с приложением и отправлять его в другие организации официально??

      Евгения КожановаОктябрь 30 2017 @ 19:41

      Здравствуйте, Анна!
      Почта регистрируется в день получения, максимум — на следующий день.
      Передавать приложение исполнителю и работать с ним можно только после регистрации сопроводительного письма.

      ИринаНоябрь 23 2017 @ 15:39

      Добрый день! Как быть с исходящими бухгалтерскими документами? Пишется ли сопроводительное письмо к ним (например счета-фактуры, товарные накладные и т.д.)? Иногда их так много! Как быть?

      Евгения КожановаНоябрь 23 2017 @ 20:25

      Здравствуйте, Ирина!
      Сопроводительное письмо к бухгалтерским документам пишется, как и к любым другим. Отсылаемые документы перечисляются в реквизите «Приложение», независимо от их количества.

      НатальяНоябрь 24 2017 @ 10:51

      Добрый день, Евгения! Возможен ли вариант не регистрировать какие то сопроводительные письма? В организацию каждый день пачками приходят судебные приказы, исполнительные листы, решения, определения суда, и к каждому-каждому прикреплено сопроводительное на формате половина и треть листа А4 с минимумом информации:»Судебный участок…направляет судебный приказ №…от… Приложение: судебный приказ…» Юристы говорят, нам эти письма не нужны. Я дня за 2-3 наберу целую папку, если каждое буду регистрировать. А за год…

      Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 11:30

      Здравствуйте, Наталья!
      Юристам эти письма, действительно, не нужны. Их интересуют приложения к ним. Но для вас это такие же входящие как и все. Поэтому регистрировать их надо. Если судебных писем много относительно всех остальных, они выделяются в отдельное дело «Судебная переписка», но учитываются в общем порядке.

      НатальяНоябрь 24 2017 @ 12:09

      Евгения, спасибо за ответ! Правильно ли я понимаю, что срок хранения таких судебных сопроводительных будет 5 лет ЭПК, ст. 32, как у переписки с госорганами?

      Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 19:45

      Да, можно по этой статье.

      ИринаМай 14 2018 @ 10:13

      Добрый день!
      Заранее оформили сопроводительное письмо к пакету документов. Документы собрали только через неделю. Действительна ли дата сопроводительного письма или надо его переделать?

      Евгения КожановаМай 15 2018 @ 11:18

      Здравствуйте, Ирина!
      Лучше переделать.

      Сопроводительное письмо к документам

      Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

      Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

      Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

      Вторая часть может содержать следующие слова:

      Реквизит «Отметка о наличии приложений»

      Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

      Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

      Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

      Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

      Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

      Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

      Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

      Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

      По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

      Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

      Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

      Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

      А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

      Просьба ответить в определенный срок

      Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

      Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

      Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

      Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

      Этот срок прописан и в ряде документов, обязательных для конкретных писем/обращений или групп организаций, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работ архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160) или в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад

      Устойчивые обороты деловой переписки

      Европлюс натяжные потолки в москве rukimastera.ru.

      В ответ на Ваш запрос от… (мы (с удовольствием) предлагаем Вам)
      В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить…
      Ссылаясь на Ваш запрос и предыдущие переговоры, мы могли бы отправить Вам…
      В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам…
      Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам…
      Мы получили Ваш запрос и сообщаем, что можем отгрузить Вам…
      Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес…
      С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам…

      Предлагаем Вам
      В счет взаимных поставок на… год
      В счет действующего Торгового соглашения между … на …год
      Согласно общим условиям поставки…
      На следующих условиях…
      Качество товара соответствует
      Действующим европейским стандартам
      Государственным стандартам
      Техническим условиям завода-изготовителя
      Образцам, посланным Вам почтовой посылкой (дата)
      Образцам, высланным Вам вместе с каталогом
      Товар обычного торгового качества
      Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)
      К товару прилагается сертификат качества
      Цена поднимается
      Цены возрастают
      Франко-вагон… пограничная станция (граница)
      Фас порт
      Фоб порт
      Сиф порт
      …включая стоимость
      экспортной упаковки
      маркировки
      акцизной марки
      запасных частей
      …включая упаковку
      Цена… составляет
      Общая стоимость партии… составляет… руб.
      Сроки поставки
      Товар поставляется
      Товар будет поставлен (отправлен, отгружен, отгружаться)
      В (напр., первом) квартале (текущего, будущего) года (месяц, месяцы)
      в течение…
      Поставка товара будет произведена (производиться) помесячно в течение (ежемесячно равными партиями)…)
      Сроки поставки:
      Первый квартал – с… по…
      (второй, третий, четвертый –аналогично )
      …в заявленные в Вашем запросе сроки (по договоренности, …месяца со дня получения заказа)
      Условия платежа:
      Платеж производится (должен производиться, должен быть произведен)
      Через банк страны-экспортера (продавца)
      МБЭС
      Инкассо
      Безотзывного, подтвержденного и делимого аккредитива
      Наличными
      Без предъявления
      При предъявлении
      Отгрузочных документов, счета и сертификата качества
      Счета и транспортных документов
      Грузовых документов
      Слудеющих товарных документов
      Условия платежа – наличный расчет
      Наши обычные условия – наличными, без скидок, без грузовых документов
      Условия платежа подробно изложены в прилагаемом экземпляре общих условий поставки (экземпляре контракта)
      Остальные условия – согласно общим условиям поставок (продажи)
      Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до (дата) (в течение… дней со дня получения письма)
      Просим прислать ответ не позднее (дата) (в течение … недель от даты отправления этого письма)
      Настоящее предложение действительно
      До (дата)
      … месяца со дня получения письма
      при условии получения Вашего акцепта по факсу в течение … дней от даты получения этого письма
      лишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответа
      Просим прислать ответ (нам) обратной почтой (рассмотреть наше предложение, сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара)
      Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее. Ждем Вашего звонка или факсового сообщения
      Делаем Вам предложение без всяких обязательств с нашей стороны

      Читайте так же:  Справка о неполучении алиментов. Заявление о неполучении алиментов

    По admin

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *