Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск. Приказ на отпуск на 2 периода

Май 29, 2019 Публикации

Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск

Право на отдых записано не только в Конституции РФ , но и в Трудовом кодексе . Каждый трудоустроенный гражданин имеет законное право отдохнуть минимум 28 дней в году за счет своего работодателя. Такой отдых называется ежегодным оплачиваемым отпуском, и чтобы он наступил, и работник, и работодатель должны составить несколько важных документов. Одним из них является приказ о предоставлении отпуска. Рассмотрим подробнее, как оформить этот документ.

Приказ об отпуске (образец рассмотрим ниже) является одним из наиболее часто используемых документов в работе специалиста по кадрам. Ведь законный отдых работников разрешается дробить на части, в результате чего один работник может отдыхать несколько раз за год. И каждый раз нужно составлять новый локальный акт. Поэтому умение правильно составить этот документ и знание всех нюансов и «подводных камней» в оформлении ежегодного отпуска существенно облегчает работу кадровиков. На самом деле в составлении этого локального акте нет никакой сложности.

Формы приказа о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

По нормам статьи 123 ТК РФ, основанием для предоставления работнику дней отдыха являются график отпусков (как его разработать и утвердить, мы уже рассказывали в другой статье), а также заявление работника (в случае отдыха вне графика, за работу в выходные дни, донорство и т. п.). Только при наличии этих документов можно приступать к составлению самого распоряжения. Для этого можно применить как унифицированную форму (их есть две: для одного работника и сразу для нескольких), так и самостоятельно разработанный шаблон. Это связано с тем, что Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которым утверждены унифицированные бланки, является не обязательным нормативно-правовым актом, а всего лишь рекомендовано к применению. Поэтому, если работодатель захочет написать документ в произвольном порядке, никто его за это наказывать не будет. Главное, чтобы в таком документе были все обязательные реквизиты. Кроме того, разработанная форма должна содержаться в учетной политике организации, ведь она будет служить основанием для выплаты отпускных.

Итак, унифицированных форм две:

  • № Т-6 — на одного работника;
  • № Т-6а — на нескольких работников.
  • Первая из них используется кадровиками чаще, потому что даже если отдыхать отправляются сразу несколько человек, бывает удобно оформить документы на каждого из них в отдельности. Причин для этого много, в том числе не надо сбрасывать со счетов защиту персональных данных, если речь идет, например, о лицах, которые работают в разных подразделениях организации. Скачать бесплатно бланк приказа на отпуск можно в конце статьи.

    Что нужно обязательно указать в приказе

    Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:

  • наименование организации-работодателя;
  • Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
  • вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
  • период работы, за который предоставлен отдых;
  • даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
  • подпись и данные руководителя организации.
  • Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год. Например:

    Оформление формы № Т-6 будет отличаться от формы № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.

    Блоки «А» и «Б»

    Рассмотрим внимательно образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск, составленный по форме № Т-6.

    После данных о периоде работы стоят загадочные буквы «А» и «Б». Это так называемые блоки, в которых указывается тип отдыха.

  • Блок А — это ежегодный основной оплачиваемый отдых — время, которое работодатель обязан предоставить ежегодно всем сотрудникам организации, без исключения.
  • Блок Б — это все остальные виды отдыха: ежегодный дополнительный или учебный отпуск, выходные дни без сохранения заработной платы, декрет и даже время, которое дается для ухода за ребенком до трех лет.
  • В этих блоках необходимо указать количество календарных дней отдыха сотрудника и даты, на которые он приходится. Если в форме говорится только об основном отдыхе, заполнять блок Б работодателю не нужно. В случае с несколькими видами заполняются оба блока. Если речь не идет об обычных оплачиваемых отпускных днях, нужно заполнить только блок Б.

    Образец приказа на отпуск 2020 без сохранения зарплаты

    Подписываем и знакомим

    Подписать кадровый акт может руководитель организации или уполномоченное на это иное должностное лицо. Когда приказ готов, с ним нужно ознакомить сотрудника под подпись. Подпись нужно обязательно расшифровать. Если сотрудник от этой процедуры отказался, то работодателю придется подготовить соответствующий акт. Даже если встретиться лично с работником невозможно, например, он работает дистанционно, то его все равно нужно ознакомить с приказом. Сделать это можно в режиме обмена электронными документами с цифровыми подписями. Такой порядок предусмотрен статьей 312.1 ТК РФ.

    Директор тоже хочет отдыхать

    Как быть, если отдохнуть решил сам директор компании? Тоже нужно все оформить в соответствии с законодательством. Руководитель организации одновременно является ее работником. При этом, в силу Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, он имеет статус единоличного исполнительного органа. Но отправить сам себя отдыхать права все равно не имеет, если не включен в график. В уставе организации должно быть записано, кто может принять такое решение: только коллегиальный орган (правление, дирекция и др.), при его наличии, собрание участников (акционеров) общества или сам руководитель. Решение коллегиального органа или собрания участников оформляется протоколом, в котором, кроме всех условий для отдыха директора, решается также вопрос о том, кто будет исполнять его обязанности на время отсутствия.

    На основании такого протокола издается приказ. Он также может быть составлен в любой форме: как в унифицированной, так и в произвольной.

    Факт таких изменений фиксируется отдельным приказом произвольной формы. Бывает, что у директора есть по уставу полномочия отправить себя в отпуск самостоятельно. Тогда он может подписать приказ сам, а все оформление провести в соответствии с общими нормами ТК РФ .

    Образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск директора

    Обязательный отдых за прошлые годы

    Бывает так, что сотрудник не отдыхал несколько лет, а в текущем году решил воспользоваться днями отдыха за прошлые периоды. В этом случае это обязательно нужно отразить в локальном акте № Т-6 или № Т-6а. Правда, обычный бланк не предусматривает перечисления нескольких периодов, поэтому его нужно доработать. Изменения обязательно должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации. В этом случае самостоятельно разработанный бланк предпочтительнее, так как он не требует дополнительных процедур.

    Срок хранения

    После того как оформление закончено, документ нужно подшить в папку и отправить на хранение. Пунктом 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 28.08.2010 № 558, срок хранения таких локальных актов составляет 5 лет. Однако если сотрудники, которые ушли отдыхать, заняты на тяжелых, вредных или опасных работах или документ касается предоставления дней без сохранения содержания (заработной платы), то, в соответствии с пунктом 19 Перечня, такой локальный акт придется хранить 75 лет.

    Как правильно оформить отпуск за два периода?

    Вопрос

    Сотрудник уходит в отпуск и программа 1С при оформлении отпуска выдает период за несколько лет. Обязательно ли выпускать 2 приказа на отпуск, указывая разный период, или достаточно одного приказа?

    Ответ

    В соответствии со ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

    Вам будет полезно узнать о правилах предоставления отпуска 2016 в материале по ссылке.

    Рабочим годом называется промежуток времени, равный по продолжительности 12 месяцам, но начинающийся у каждого работника не с 1 января, а со дня приема на работу к данному работодателю. Каждый следующий рабочий год исчисляется со дня истечения предыдущего, а не с момента окончания очередного отпуска.

    Также отметим, что в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 сказано, что в разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

    Таким образом, на основании указанного выше, можно сделать вывод, что отпуск работнику должен предоставлять ежегодно, а соответственно, для точного учета использованного отпуска работником, необходимо прописывать каждый рабочий период и количество дней использованного отпуска, как в приказе, так и в личной карточке.

    При этом, если работник берет неиспользованный отпуск за прошлый период вместе с текущим отпуском, то законодательство не запрещает оформлять один приказ на два отпуска, но только при условии что нет перерывов между этими отпусками.

    Следовательно, вы вполне можете оформить один приказ на отпуск, отразив в нем общее количество используемых дней отпуска, но отразив два периода. Образец оформления приказа см. ниже по тексту.

    Унифицированная форма № Т-6
    утверждена постановлением
    Госкомстата России
    от 5 января 2004 г. № 1
    Коды
    Форма по ОКУД 0301005
    «Альфа» наименование организации
    Номер
    документа
    Дата
    составления
    61 23.07.2012
    ПРИКАЗ
    (распоряжение)
    о предоставлении отпуска работнику
    Табельный
    номер
    Предоставить отпуск Громовой Елене Эдуардовне 15
    (фамилия, имя, отчество)
    отдел кадров
    (структурное подразделение)
    руководитель
    (должность (специальность, профессия))
    за период
    работы с
    « 29 » декабря 20 08 г. по « 28 » декабря 20 09 г.,
    с « 29 » декабря 20 10 г. по « 28 » декабря 20 12 г.
    А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 32 календарных дня
    с « 1 » августа 20 12 г. по « 1 » сентября 20 12 г.
    и (или)
    Б.
    (ежегодный дополнительный оплачиваемый
    отпуск, учебный,
    без сохранения заработной платы и
    другие (указать))
    на календарных дней
    с « » 20 г. по « » 20 г.
    В. Всего отпуск на 32 календарных дня
    с « 1 » августа 20 12 г. по « 1 » сентября 20 12 г.
    Руководитель
    организации
    Директор А.В. Львов
    (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
    С приказом (распоряжением) работник
    ознакомлен
    « 23 » июля 20 12 г.
    (личная подпись)
    Читайте так же:  Делегирование, ответственность и полномочия. Полномочия ответственность и власть

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1. Ситуация:Как в приказе на отпуск указать период работы, если у сотрудника есть неиспользованные отпуска за несколько лет. Отпуск предоставляют сразу за несколько лет
    2. Если у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за несколько лет и в текущем году сотрудник решил всеми ими сразу воспользоваться, то в приказе о предоставлении отпуска в строке «за период работы» следует указать:

    3. совокупный период из нескольких рабочих годов, которые следуют подряд, например «с 1 сентября 2013 года по 31 августа 2015 года»;
    4. несколько рабочих годов через запятую, если они идут непоследовательно, например «с 1 сентября 2012 года по 31 августа 2013 года, с 1 сентября 2014 года по 31 августа 2015 года».
    5. В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней предоставляемого отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие рабочие годы эти дни предоставляют.

      Как начислить и выплатить отпускные за два года?

      Немного уточню — а почему 29 дней? Ведь отпуск положен в размере 28 дней за РАБОЧИЙ год. Соответственно, если это цифра дней, которые на момент предоставления отпуска работник «заработал», то тогда так:

      Статья 115. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска[Трудовой кодекс РФ] [Глава 19] [Статья 115]
      Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

      Соответственно, я так понимаю, что это РАЗНЫЕ отпуска. Верно?
      Если это разные отпуска, то и приказ на отпуск будет НЕ один, а 3.
      Первый — на 28 дней отпуска за один рабочий год, второй приказ на отпуск второй в размере 28 дней — за следующий рабочий год, и третий приказ на 2 дня за третий период.
      Итого работник будет гулять 28 + 28 +2 = 58 дней.

      Но это НЕ один приказ, а разные. Их нужно разделить.

      Цитата (ИринаМиш): отпуска действительно за разные рабочие года, но нет требований оформлять приказы на отпуск разбивая по годам.

      Прямого требования нет, конечно, согласна. НО .

      Нет, не может.
      Он может взять столько отпуска, сколько предусмотрено ТКРФ — а именно 28 дней (+ допотпуск, если он есть). Работник в ГОД может взять только 28 дней отпуска, а не на любое количество дней. Поэтому, если работник берет отпуск, например, за несколько лет, то ПРАВИЛЬНЕЕ БУДЕТ это отразить в приказе на отпуск.

      Допустим, возьмем пример: работник принят 15.05.2013. брал в рабочий год отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 дней — любит он «отдохнуть». В 2013 году взял 30 дней, в другом 45 дней, в третьем 24 дня. Соответственно, рабочий период будет изменен. Скажите, пожалуйста, как Вы это все «отразите в кучу» в одном приказе? Никак, в этом невозможно будет разобраться.
      Если будет просто отпуск за период 15.05.2013 по 14.05.16 — да, может быть . Опять же — из конкретно приведенного примера не очень понятно что какие дни за какой период отражены.
      Но если взять «мой» пример, когда эти периоды меняются, то по идее один отпуск должен быть за период 15.05.2013 по 30.05.2014, соответственно, следующий период у работника будет УЖЕ другой., а именно с 31.05.2014 по . (и окончание опять изменится, потому что опять в периоде есть отпуска без сохранения заработной платы). Поэтому в одном приказе это отражать — ну не знаю .

      Хотя, прямого запрета нет, я согласна.

      Можете обосновать это приведением ссылки на НПА? Где запрет? Вот тут уж я с Вами не соглашусь, позвольте.
      Это аналогично, если я скажу, что нет оснований для издания одного приказа. Где написано, что если берется отпуск за несколько лет, то издается один приказ? Ровно так же нигде и не сказано, что если берется отпуск за несколько лет, то издается несколько приказов.

      Именно поэтому я ОТЧАСТИ согласна, и написала:

      Прямого запрета/требования издавать один приказ нет. Ровно так же нет прямого запрета/требования издавать 3 приказа на 3 отпуска за 3 разные периода работы (хотя это на МОЙ взгляд логичнее).

      Перечисленные Вами статьи я хорошо знаю, но в них нет ни одного упоминания о том — каким образом должен издаваться приказ в вышеприведенном примере.

      Это лично Ваше мнение. В законе четкого требования нет. Поэтому, я написала:

      И это исключительно мое мнение.

      Как этот случай Вы отразите в одном приказе, если КАЖДЫЙ рабочий период будет изменен, можете сказать?

      На эту тему много можно спорить и каждый останется при своем мнении, потому что не написано — можно/нельзя. Каждый решает так, как он решит для себя.

      Первый рабочий год 01.12.13 — 30.11.14. Использовано 14 дней.
      Второй рабочий год 01.12.14 — 30.11.15. Использовано 0 дней.
      Исключается из отпускного стажа период 25.01.16 — 31.03.16, что составляет 67 дней. Окончание третьего календарного года отодвигается на 67 дней.
      Третий рабочий год 01.12.15 — 05.02.17.

      Странно, что работник брал отпуск без содержания, хотя имел полное право уйти в очередной отпуск.

      Просто дополню ответ Натали.
      Первый рабочий год 01.12.2013 — 30.11.2014 — работник взял 14 дней. Вы ему остались должны 14 дней.
      Второй рабочий год 01.12.2014 — 30.11.2015 — работник НЕ брал отпуск. Вы ему должны 28 дней.
      Третий рабочий год 01.12.2015 — 30.11.2016 (должен быть , НО . этот период изменится, потому как в этом периоде ЕСТЬ исключаемые периоды работы, НЕ дающие права на отпуск очередной.)
      период должен быть 01.12.2015 — 30.11.2015. Отпуск б/с з/п — с11.01.2016 по 31.03.2016 — это 81 день, из которых 14 дает право на отпуск, а остальные — нет, они сдвигают окончание рабочего периода. Итак, сдвинуть окончание рабочего периода необходимо на 81-14=67 дней. Итого, новый период получится ПО 05.02.2017, т.е.
      01.12.2015 — 05.02.2017. Вы должны полный отпуск — 28 дней.

      Работник хочет взять отпуск 56 дней (типа за 2 года).
      Что же у него получается по периодам?
      01.12.2013 — 30.11.2014 — 14 дней нужно предоставить
      01.12.2014 — 30.11.2015 — 28 дней нужно предоставить
      01.12.2015 — 05.02.2017 — 14 дней нужно предоставить. Итого получим желаемые работником 56 дней.

      Я при своем мнении все-таки остаюсь. Да, совершенно верно. Разные периоды — разные отпуска.

      Как Вы думаете, правильно будет издать на всю эту «кашу» (не хочу никого обидеть, приношу свои извинения за такой сленг) ОДИН приказ — т.е. отпуск предоставить 56 дней за период 01.12.2013 по 05.02.2017? Чтобы было понятно, нужно разграничить дни отпуска и периоды, за который он предоставляется, в приказах. Опять же, обратите внимание, что последний рабочий год ЕЩЕ не закончен, и работник еще может взять отпуск без сохранения заработной платы до февраля 2017 года. Если он еще возьмет отпуск, период снова изменится. Потом в этом разобраться будет сложно.
      Причем, когда к Вам придет «разбираться» по вопросу своих отпусков работник (который очень любит поразбираться — склад характера такой, который думает, что его везде обманывают, и который любит искать правду), ох как Вам будет сложно доказать что он отгулял, а что — нет, когда Вы ему покажете приказ об отпуске на 56 дней за период 01.12.2013 по 05.02.2017.

      Лично я Вам, SvetaKor (автор вопроса), рекомендую разделить дни и периоды в приказах на отпуск. Это исключительно моя точка зрения.

      Как оформить приказ на отпуск за два рабочих года?

      Здравствуйте! У работника есть неотгулянные дни отпуска за рабочий год 2017 — 2018 (14 календарных дней) и за 2018 — 2020 (12 календарных дней).

      Допустим, этот работник пишет заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск на 21 календарный день.

      Подскажите, пожалуйста, как в таком случае необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска? Одним приказом и указать: «За период работы с 09 февраля 2017 г. по 08 февраля 2020 г.» или двумя приказами с разделением на два периода (2017 — 2018 и 2018 — 2020)?

      Если будет два приказа, то будет и два расчета, причем не факт, что расчетные периоды для двух отпусков совпадут, так как начала первого и второго отпусков могут приходиться на разные месяцы, в этом случае 12 предшествующих месяцев будут разными (п 4 Постановления 922)
      Если же будет один приказ на предоставление отпуска продолжительностью 56 к.д. за период такой-то и период такой-то, то отпускные будут рассчитываться один раз, а не два.

      Нет. У Вас в заявлении может быть указано 56 дней отпуска, а Вы уже смотрите по периодам.
      За одни перод — столько-то дней (это один приказ), за второй период — столько-то дней — это второй приказ.
      В итоге — 2 расчета, 2 приказа.
      И никакой неразберихи и путаницы.

      В одном приказе 2 периода писать нельзя, потмоу как отпуск предоставляется ежеГОДно, поэтому, за каждый рабочий год — отдельный приказ.

      Статья 115 ТК РФ. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (действующая редакция)Трудовой кодекс РФ
      Глава 19
      Статья 115
      Еже год ный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

      Отпуск за два года можно оформить одним приказом

      Довольно распространенная ситуация: сотрудник вместе с очередным отпуском за текущий год хочет взять еще и неотгулянные дни прошлогоднего отпуска. В таком случае оформлять приказ на отпуск нужно по унифицированной форме № Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1), но не как обычно, а с особенностями.

      Ее необходимо дополнить дублирующими строками — теми, где указывают период работы, количество дней отпуска и его период (в поле А). Это позволит отдельно друг от друга отразить периоды, за которые берется отпуск, с той целью, чтобы потом отслеживать, сколько дней отпуска за очередной год использовано, а сколько нет. Возможность такого дополнения формы № Т-6 нам подтвердил Михаил Малюга, главный государственный инспектор труда (по правовым вопросам) Госинспекции труда Москвы. Дни отпуска за оба года суммируются в поле В приказа.

      КСТАТИ. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20) требует от компаний, которые дополняют содержание унифицированной формы, оформлять внесение изменений отдельным приказом. Документ хоть и девятилетней давности, но действует до сих пор.

      Согласно статьям 121 и 122 Трудового кодекса, 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска полагаются сотруднику не за календарный год (с 1 января по 31 декабря), а за рабочий. Для каждого сотрудника рабочий год нужно исчислять индивидуально: он начинается с даты его принятия на работу. Кроме того, статья 124 ТК РФ запрещает не давать отпуск в течение двух лет подряд. Даже если сотрудник по собственному желанию отдыхал меньше 28 дней, остаток он обязательно должен отгулять в следующем году, иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства. Поэтому из приказа на отпуск должно быть видно, что в текущем году работник отгулял все дни отпуска, оставшиеся с прошлого года, а потом уже пошел в отпуск за текущий год.

      Допустим, сотрудник работает в компании с 4 декабря 2006 года. Его первый рабочий год исчисляется с этой даты по 3 декабря 2007 года. За этот год он использовал только 21 календарный день отпуска, а семидневный остаток по его заявлению был перенесен на следующий рабочий год (с 4 декабря 2007 года по 3 декабря 2008 года). С 25 февраля работник уходит в отпуск на 13 календарных дней: семь из них относятся к текущему рабочему году, а другие шесть — к прошлому. Приказ можно оформить по образцу.

      Как документально оформить предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

      Необходимый минимум документов

      Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

      Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

      Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

      Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

    6. форма № Т-7 – график отпусков;
    7. форма № Т-6 – приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;
    8. форма № Т-6а – приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;
      • форма № Т-60 – записка-расчет на отпускные.
      • Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

        Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

        График отпусков

        График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

        Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

        Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

        График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

        Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

        Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

      • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
      • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
      • Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

        Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

        Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

        Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

        В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

        Уведомление об отпуске

        За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

        Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

        Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

        Заявление на отпуск

        Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

        Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

        Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

        Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

        Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?

        Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

        Ведь работодатель обязан предоставить сотрудникам отпуск. Кроме того, сам факт, что заявление принято, не означает, что отпуск будет обязательно предоставлен.

        Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

        Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

        Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

        Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

        Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

        В частности, предусмотрены административные штрафы:

      • для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
      • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
      • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).
      • Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

        Перенос отпуска

        Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

        По инициативе сотрудника:

      • если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
      • при болезни сотрудника;
      • в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.
      • В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

        По инициативе работодателя — в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

        Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

        При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

        Продление отпуска

        Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

        О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

        Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

        А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

        Приказ на отпуск

        Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

        Приказ об отпуске составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример составления приказа по унифицированной форме.

        Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

        Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

        Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию – совместительство, основное место работы.

        Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет составить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме обязательно нужно заполнить следующие реквизиты:

      • должность отпускника;
    9. период, за который сотруднику предоставляют отпуск.
    10. А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

      Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году?

      В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

      Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

      Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

      Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

      Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

      За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

    11. 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
    12. 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.
    13. Кондратьев был в отпуске:

    14. с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;
    15. с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;
    16. с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.
    17. При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

    18. с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
    19. с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;
    20. с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.
    21. Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

      В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

      Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

      Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6. У сотрудника в течение рабочего года были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск

      Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 10 января 2015 года. Соответственно, ее первый рабочий год продолжался с 10 января 2015 года по 9 января 2016 года включительно. Отпуск за этот год сотрудница использовала полностью.

      Со 2 по 23 февраля 2016 года (22 календарных дня) сотруднице на основании ее заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

      Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. – 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

      В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

      При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, – с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

      Пример определения периода, за который положен отпуск, для заполнения формы № Т-6. Сотрудница находилась два раза в декретном отпуске

      Бухгалтер В.Н. Зайцева работает в организации с 18 июня 2007 года. За три первых рабочих года (по 17 июня 2010 года) она использовала все ежегодные отпуска.

      Зайцева два раза была в декретном отпуске:

      Приказ на отпуск

      Приказ на отпуск

      Похожие публикации

      Какой бы отпуск не предоставлялся работнику, в любом случае на него необходимо оформить приказ. Это обязательный документ для любого работодателя.

      Когда оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику

      Приказ – это документ, который служит основанием для ухода работника в отпуск. Не имеет значение вид отпуска: основной ежегодный, дополнительный, учебный, по беременности и родам, за свой счет и т.д. – в любом случае отпуск работника должен быть документально оформлен приказом.

      Основанием для составления приказа о предоставлении отпуска является график отпусков либо заявление работника, где указано, какой отпуск просит предоставить работник, будет ли он оплачиваемым и какова его продолжительность. При наличии графика, работодатель сам обязан уведомить работника о дате отпуска не позднее двух недель до его начала. В подтверждение того, что он предупрежден, работник ставит свою подпись в извещении.

      Если работник пишет заявление на оплачиваемый отпуск, оно должно быть подано также за 2 недели до отпуска, в крайнем случае — не позднее, чем за 3 дня до его начала, чтобы бухгалтерия могла рассчитать и выдать работнику в этот же день отпускные (ст. 136 ТК РФ).

      Форма приказа о предоставлении отпуска работнику

      Приказ можно подготовить по унифицированной форме № Т-6, а если отпуск оформляется сразу нескольким сотрудникам – по форме № Т-6а, т.н. «комплексный» приказ (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В настоящее время эти унифицированные формы носят рекомендательный характер, поэтому работодатели могут составлять приказ о предоставлении отпуска и по форме, составленной самостоятельно.

      В «отпускном» приказе работодатель должен отразить следующую информацию:

      • номер и дату приказа,
      • Ф.И.О. сотрудника, его должность,
      • вид предоставляемого отпуска,
      • период работы, за который полагается очередной отпуск,
      • продолжительность, а также даты начала и окончания отпуска.
      • Приказ подписывается руководителем.

        В обязательном порядке работник под подпись должен быть ознакомлен с приказом на отпуск, бланк для этого содержит специальную строку. На основании приказа в табеле во время отсутствия работника ставятся соответствующие «отпускные» отметки, а в личную карточку работника по форме Т-2 вносятся сведения об «отгулянных» им отпусках.

        Аналогичный порядок действует, когда в отпуск уходит руководитель предприятия. Отпуск директора также должен быть отражен в отпускном графике, отдел кадров уведомляет его о начале отпуска и готовит на него приказ, который сам же руководитель и подписывает. Форма приказа применяется та же, что для остальных сотрудников.

        Форма приказа на отпуск Т-6

        Приказ на отпуск по форме № Т-6 использовать в работе удобнее, поскольку он уже содержит все необходимые строки, которые остается лишь заполнить. В бланке приказа предусмотрены три раздела:

      • «А» — предназначен для отражения основного ежегодного оплачиваемого отпуска,
      • «Б» — для дополнительного и иных видов отпусков,
      • «В» — итоговый раздел, в котором продолжительность предоставляемых отпусков суммируется.
      • Кроме того, форма приказа на отпуск № Т-6 предусматривает строки для указания табельного номера работника, структурного подразделения, должности, строку для подписи работника и даты ознакомления с приказом.

        Форма № Т-6а содержит те же данные, но расположены они в виде горизонтальной таблицы, рассчитанной для заполнения на нескольких отпускников сразу. Последняя ее графа предназначена для подписи каждого работника при ознакомлении с приказом.

        Приказ на отпуск: образец-2017

        Работодатель может составить приказ о предоставлении отпуска работнику самостоятельно, но с учетом всех обязательных реквизитов. Например, отпускной приказ может быть таким:

        Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

        О предоставлении отпуска Скворцовой М.М.

        ПРИКАЗЫВАЮ: предоставить бухгалтеру-кассиру Скворцовой Марии Михайловне очередной оплачиваемый отпуск за период с 01.04.2016г. по 31.03.2017г. продолжительностью 14 календарных дней с 10 июля 2017г. по 23 июля 2017 г.

        Генеральный директор Гусев Гусев И.В.

        С приказом ознакомлена: Скворцова 26 июня 2017г.

        Образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск, заполненный по форме № Т-6:

        Приказ на отпуск образец 1

        Приказ на отпуск – образец по форме № Т-6 на предоставление одновременно основного и дополнительного отпуска:

        Приказ на отпуск образец 2

        Приказ на отпуск необходимо составлять правильно, поскольку это – обязательный внутренний документ любого предприятия, который обосновывает отсутствие работника на рабочем месте во время отпуска, является основанием для расчета и выплаты ему отпускных, а также он необходим для внесения сведений об отпуске в личное дело работника.

        Читайте так же:  Приказ Минфина РФ от 3 марта 2011 г. Приказ 26н от 03.03.2011

    По admin

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *