ГОСТ Р -2016 вместо ГОСТ Р -2003. Требования стандарта гост р 6.30-2003

Сен 20, 2019 Публикации

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM

В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.

За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.

В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начнет действовать с 1 июля 2017 года.

Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

Изменения реквизитов

Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:

? код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

? дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

? в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

? при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

? печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

? отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

? если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

? отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

Появились новые реквизиты:

? наименование структурного подразделения автора документа;

? наименование должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

Общие требования к документам

В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

? документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

? допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов

Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

В новом ГОСТе указано:

? предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

? Times New Roman № 13, 14;

? Calibri № 14 и приближенные к ним;

? при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

? абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

? заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

? заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;

? многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

? текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

? если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

? интервал между буквами в словах – обычный;

? интервал между словами – один пробел;

? текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

? длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;

? длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Требования к бланкам

С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:

? бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

? бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;

? электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;

? виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

? 04 – код организации (ОКПО);

? 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

? 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

? 09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

? Уважаемый господин Председатель!

? Уважаемый господин Губернатор!

? Уважаемая госпожа Захарова!

? Уважаемый Николай Петрович!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные».

ЭДО и новый ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

? место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

? элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

? элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

? элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Государственный герб Российской Федерации

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб субъекта Российской Федерации

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Наименование организации – автора документа

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Наименование структурного подразделения – автора документа

Код формы документа

Наименование должности лица – автора документа

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту

Отметка о приложении

Гриф согласования документа

Отметка о наличии приложения

Отметка об электронной подписи

Визы согласования документа

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка о поступлении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о контроле

Идентификатор электронной копии документа

Отметка о направлении документа в дело

Для соответствия новым требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 организациям наши эксперты рекомендуют:

1. Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить несоответствия.

2. Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в типографии и актуализировать электронные шаблоны.

3. Если в организации есть документы только в электронной форме, подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).

ГОСТ Р 7.0.97–2016 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003): новые требования к оформлению документов

Дата уточняется
Обучающий семинар в городе Москва
Стоимость: от 5700 рублей

Читайте так же:  Алименты после развода в 2018 году. В какой суд подавать на алименты при разводе

Ведущие семинара:

Оформление документов в соответствии с новым стандартом гост р 7.0.97–2016 «СИБИД. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ».

В декабре 2016 года Росстандарт принял новый национальный стандарт на оформление документов: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст ).

Стандарт разработан взамен ГОСТ Р 6.30-2003 и начнет действовать с 1 июля 2017 г.

Приглашаем принять участие в работе семинара (очно или онлайн) по анализу нового нормативного документа, на котором будут даны практические рекомендации от одного из разработчиков данного стандарта по новым правилам составления и оформления документов. Всё самое актуальное и полезное в сфере управления документами за один день.

Подготовьтесь к введению новых требований своевременно!

Программа семинара

  1. Роль документа в управлении, правильное оформление документа — возможность снизить риски, связанные с неквалифицированным документированием.
  2. Нормативная база документирования управленческой деятельности: федеральное законодательство, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», локальные нормативные акты организации.
  3. Область применения, структура и содержание нового стандарта — ГОСТ Р 7.0.97 — 2016: сравнительный анализ нового стандарта с утратившим силу ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД.УСОРД. Требования к оформлению документов», общая характеристика изменений в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.
  4. Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт, изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением в управлении электронных документов.
  5. Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления.
  6. Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.
  7. Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.
  8. Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, служебные записки, акты, справки и др.).
  9. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий документов.
  10. Трудные случаи подготовки и оформления документов.
  11. Внесение изменений в локальные нормативные акты организации, устанавливающие требования к оформлению документов.

Формы обучения

  • Очное обучение организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве в указанные даты
  • Корпоративное обучение — для сотрудников одной организации на их территории в удобные для них даты. Возможна организация в режиме «вебинара»
  • Онлайн обучение практически не отличается от очного обучения: слушатель дистанционно присоединяется к группе, видит и слышит лектора, имеет возможность задавать вопросы и получать ответы. Методические материалы направляются по электронной почте, документ об обучении — почтой России. Онлайн обучение проходит параллельно в дни проведения очных занятий
  • Стоимость обучения

    Услуги Очное участие Онлайн участие
    Участие в семинаре X X
    Возможность индивидуальной консультации X
    Обеспечение питанием (кофе, обеды) X
    Методические раздаточные материалы X X
    Сертификат о прохождении обучения X X
    Посттренинговая поддержка в течение полугода X
    Возможность участия по гарантийному письму с постоплатой X
    Стоимость обучения для юридических лиц 9 900 7 500
    Стоимость обучения для физических лиц 7 000 5 700

    Сертификат

    По окончанию обучения выдается cертификат удостоверяющий приобретение компетенций, соответствующих профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденному Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276

    Раздаточные материалы для слушателей

    В рамках семинара слушателям предоставляется комплект раздаточного материала, включающий в себя:

    • Блокнот для записей
    • Ручка для записей
    • Программа курса с регламентом занятий
    • ГОСТ Р 7.0.97–2016 в бумажной и электронной форме
    • Информационно-методические материалы по теме курса, включающие в себя авторские разработки
    • ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?

      Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю?

      Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.

      Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?

      Допустим, ваша организация получила такое письмо.

      Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

    • серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
    • письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;
    • неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;
    • письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;
    • неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.
    • Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.

      Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.

      Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

    • оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
    • подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;
    • адресовано именно нашей организации;
    • зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;
    • доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.
    • Кроме того, известно, на чье имя писать ответ».

      Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу).

      Целесообразность применения реквизитов документа

      Реквизит, придающий документу юридическую силу

      Состав реквизитов документа Пример Обоснование Примечание
      Наименование организации (реквизит 08) ЗАО «Прогресс» Позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа
      Справочные данные об организации Весенняя ул., д. 65,
      Москва, 123456.
      Тел.: (095) 123-45-67, факс: (095) 123-45-68.
      E-mail: [email protected]
      Указывает средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней
      Код организации

      Идентифицирующие признаки организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе

      Основной государственный номер юридического лица (реквизит 05) ОГРН 1037700480795
      Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) ИНН/КПП 7706022150 / 772001001
      Дата документа

      Позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают
      ответственность организации-автора за достоверность
      информации и подлинность документа. Обеспечивают
      ведение организацией-автором информационно-поисковой
      и справочной работы

      Регистрационный номер

      документа (реквизит 12)

      01-20/527
      Адресат (реквизит 15) Генеральному директору ЗАО «Каскад»

      Обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки
      Заголовок к тексту

      О приобретении офисной мебели Позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа)
      Текст документа

      Текст Основной реквизит документа. Позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора
      Отметка о наличии приложения (реквизит 21) Приложение: в 1 экз. Дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов
      Подпись (реквизит 22) Коммерческий директор

      (подпись) Е.П. Грачев

      Позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, полномочным принимать решения
      Отметка об исполнителе (реквизит 27) Л.М. Трушина

      Позволяет установить лицо, являющееся автором текста документа. Дает возможность оперативно регулировать возникающие вопросы, обращаться за дополнительной информацией и уточняющими сведениями

      Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.

      Расположение реквизитов на бланке

      Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

      Вы уже знаете, насколько целесообразно применять в документах реквизиты. Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию?

      Проанализируем расположение реквизитов в этом письме и ответим себе на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?

      Итак, возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако можно ли с уверенностью утверждать, что:

    • коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО “Прогресс”;
    • исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;
    • письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;
    • письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д.?

    Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.

    Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

    У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов, – первые стандарты на ОРД были введены еще в 1972 г. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

    Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

    В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.

    Новый стандарт на организационно-распорядительную документацию

    Постановлением Госстандарта России N 65-СТ от 03.03.2003 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт вводится в действие с 01.07.2003.

    Выход данного стандарта стал заметным событием для работников делопроизводства. В инструкциях, правилах, электронных технологиях и шаблонах форм документов будут реализовываться новые стандартные положения. Учебные заведения всех уровней готовят образовательные программы по изучению требований стандарта.

    В чем заключаются основные отличия положений нового ГОСТа от общеизвестного стандарта 6.30-97, отмененного в 2001 г.?

    Главное отличие — рекомендательный характер Р 6.30-2003. В нем записано: «требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Эта запись соответствует изменению места государственного стандарта в системе государственных нормативно-правовых актов, увеличению его нормативно-технического значения (см. закон Российской Федерации N 5154-1 от 10.06.93 г. «О стандартизации» с изменениями 2001 г.). В федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» N 184-ФЗ (от 27 декабря 2002 г., начало действия 01.07.2003 г.) рекомендательный характер стандартов получил дальнейшее развитие: статья 12 этого закона «Принципы стандартизации» содержит такой текст: «Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами. добровольного применения стандартов».

    Принцип добровольности включен в определение стандартизации, данное в этом законе: «Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».

    Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

    В стандарте установлен состав и требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

    Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А стандарта; образцы бланков документов — в приложении Б.

    ГОСТ изменил состав реквизитов документов. Появились новые реквизиты: «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».

    В целях обеспечения преемственности существенных изменений правил оформления документов разработчики стандарта не допустили. В статьи внесены лишь некоторые уточнения отдельных формулировок (например, реквизит «печать» заменен на более точный «оттиск печати»; внесены дополнительные положения о порядке оформления приложения к распорядительному документу и т. п.).

    Включение дополнительных реквизитов привело к изменению нумерации пунктов и соответственно к изменениям в схемах расположения реквизитов, а также в образцах бланков. Расположение реквизитов в бланках не изменено.

    ГОСТ Р 6.30-2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения — организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

    Стандарт может быть использован в учебном процессе практически во всех учебных заведениях, так или иначе связанных с управлением, бизнесом, информацией, а также разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

    Добровольность применения стандарта возлагает определенные обязательства на его авторов [Госстандарт России (www.gost.ru), Росархив (www.rusarchives.ru) и ВНИИДАД (www.vniidad.ru) по подготовке соответствующих методических материалов о порядке его внедрения и использования для работников служб делопроизводства. Такие рекомендации в настоящее время готовит ВНИИДАД.

    Качество внедрения стандарта зависит от степени освоения его содержания специалистами-управленцами и работниками служб ДОУ и архивов, создателями автоматизированных систем ДОУ государственных и коммерческих структур. Такое обучение организовано в Отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД, его программу подготовили авторы данного стандарта.

    Требования стандарта гост р 6.30-2003

    Прошу дать разъяснение законодательства РФ. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст взамен настоящего ГОСТа с 1 июля 2017 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» для добровольного применения в РФ. Установлена ли ответственность за несоблюдение требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 до 1 июля 2017 года должностными лицами органов местного самоуправления?

    27 мая 2017 года 15:17

    Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    В соответствии с п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

    Требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер.

    Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст утвержден новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вводится в действие с 01.07.2018. До указанной даты действует ГОСТ Р 6.30-2003, требования которого носят рекомендательный характер.

    Вы можете найти эту страницу по следующему адресу:

    Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

    В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.

    Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

    Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

    К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

    Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

    Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

    ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

    ¦ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

    Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

    ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

    • ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

    • ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

    Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

    В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

    ¦ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

    • если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

    • если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

    • если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

    Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

    ¦ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

    Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

    Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

    По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

    Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

    КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

    Сравним структуру старого и нового стандартов:

    Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

    Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

    ¦ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

    • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

    • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

    ¦ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

    Основные положения этого раздела:

    • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

    • предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

    • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

    • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

    • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

    • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

    • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

    • допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

    СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

    Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

    • часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

    • появились новые реквизиты;

    • есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

    ¦ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

    • код организации (реквизит 04):

    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

    • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

    Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

    • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

    Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

    В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

    ¦ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:

    • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

    • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):

    • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

    • отметка об электронной подписи (реквизит 23):

    Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

    Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

    В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

    Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

    Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

    При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

    ¦ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

    Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

    В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

    Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

    Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

    Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

    Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

    Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

    Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

    ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

    В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

    ¦ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

    Если документ адресован физическому лицу:

    ¦ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

    ¦ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

    При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

    ¦ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

    Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

    ¦ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

    Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

    ¦ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

    ¦ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

    • о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

    • правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

    • этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

    ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

    Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

    ¦ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

    ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

    Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

    В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

    Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:

    Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:

    ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

    В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.

    [1]Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.

    [2]В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

    [3]Примеры разработаны редакцией.

    В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

    Читайте так же:  Статья 9. Адвокат не вправе делать

По admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *